Was ist eine Ausgabenrichtlinie?

Eine Auszahlungsrichtlinie ist ein Format, das die Funktion hat, als physischer Nachweis für einen Bargeldabfluss eines Unternehmens oder Geschäftsbetriebs zu dienen.

Es wird in der Buchhaltung verwendet, um die Bewegung im Detail zu beschreiben, und wird in der Regel von anderen Belegen für den Vorgang begleitet.

Das Rechnungswesen ist eine Disziplin, die darauf abzielt, alle Transaktionen, die in einem Unternehmen oder Unternehmen auf der Ebene des Ein- oder Ausstiegs von Geld stattfinden, zu kontrollieren.

Dies bedeutet, dass jedes Mal, wenn eine Ausgabe getätigt wird, eine Investition, Gehälter oder andere Arten von Ausgaben gezahlt werden oder im Gegenteil, Gelder für Zahlungen von Kunden und anderen Einnahmen eingehen, die Verwaltungsabteilung des Unternehmens verlassen muss Diese Vorgänge sind in Ihrem Buchhaltungssystem registriert.

So wie jemand für das bezahlen muss, was er kauft, muss ein Unternehmen dasselbe tun, wenn auch auf etwas komplexere Weise, und verwendet daher Buchhaltungssysteme.

Für jede Art von Vorgang gibt es ein bestimmtes Registrierungsformat, und die zu Beginn erläuterten Ausstiegsrichtlinien dienen als Nachweis für die geleisteten Zahlungen.

Diese Zahlungen werden an die verschiedenen Lieferanten von Waren und Dienstleistungen des Unternehmens ausgestellt. Beispielsweise benötigen alle Unternehmen grundlegende Dienstleistungen wie Strom, Internetverbindung, Wasser usw.

Er muss auch Vorräte kaufen, um seine Arbeit erledigen zu können: Schreibwaren, Bürobedarf, Fahrzeuge usw. Bei produzierenden Unternehmen müssen sie den Rohstoff für die Herstellung ihrer Produkte beschaffen.

Es gibt viele Zahlungen, die ein Unternehmen leisten muss, um sein Ziel zu erreichen, und jeder von ihnen muss registriert sein. Darüber hinaus muss jede Zahlung oder jede Abhebung von Geldern von der entsprechenden Abteilung oder den entsprechenden Abteilungen genehmigt werden.

Merkmale einer Spesenpolitik

Folgende Informationen müssen in einer typischen Entlastungsrichtlinie enthalten sein:

  • Kopie des Schecks oder der elektronischen Überweisung, mit der die Zahlung erfolgt.
  • Das Konzept der Zahlung, dh welche Dienstleistung, Vorleistung, Steuer usw., wird annulliert.
  • Unterschrift der Zahlungsbestätigung durch die zuständige Abteilung.
  • Datum, an dem die Zahlung erfolgte.
  • Betrag oder Gesamtbetrag der Zahlung.
  • Identifikation des Anbieters.
  • Die Unterschrift des Anbieters oder der Person, die die Zahlung erhalten hat.

Es ist notwendig, der Ausreiserichtlinie andere Gutscheine beizufügen, wie zum Beispiel:

  • Die Rechnung des Lieferanten (oder deren Gegenwert bei Steuerzahlungen, Lohnzahlungen und anderen, die aufgrund ihrer Art keine Rechnung haben)
  • Die Bestellung, bei der es sich um ein anderes Format handelt, bei dem die Anforderung an den Lieferanten für die erforderlichen Lieferungen oder Artikel erfolgt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Papierbögen benötigt, gibt es eine Bestellung an seinen Papierlieferanten aus, in der eine bestimmte Anzahl von Riesen oder Blattpaketen angefordert wird.

Durch die Einbeziehung dieser Dokumente ist es einfacher, die Ausgaben zu rechtfertigen und nützliche Informationen zu finden, falls Fehler bei der Lieferung der gekauften Artikel oder andere spätere Unannehmlichkeiten auftreten.

Darüber hinaus ist es praktisch, zusammengehörige Dokumente in einem einzigen Paket aufzubewahren, um die Abrechnungsdateien effizient zu sortieren und zukünftige Konsultationen sowie deren ordnungsgemäße Kontrolle zu erleichtern.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Ausgabenrichtlinie oder eine Scheckrichtlinie, wie sie in einigen Fällen auch genannt wird:

Verwandte Konzepte

Die Felder unter den Feldern "Zahlungskonzept" und "Empfangen von" sind mit den entsprechenden Informationen gemäß den folgenden Definitionen gefüllt:

1. Konto

Dies sind numerische Codes, die die Art der Bewegung und ihre Klassifizierung identifizieren. Beispielsweise gibt es Konten, die mit Verkäufen, Produktionskosten, Banken usw. verknüpft sind. Aktiv- und Passivkonten werden allgemein klassifiziert.

2. Unterkonto

Es handelt sich um aufgeschlüsselte Konten, genauer und detaillierter. Ein Beispiel wäre:

Konto: 110 - Banken

Unterkonto 1: 110.1 - Bank X

Unterkonto 2: 110, 2 - Bank Y

3. Name

Es bezieht sich auf den Namen des Kontos als solches anstelle seines Codes. Im vorherigen Beispiel wäre es "Banken".

4. Teilweise

Dies ist der detaillierte Betrag, der jedem der in der Police enthaltenen Unterkonten entspricht. Wenn es nur ein Unterkonto gibt, muss dieser Wert nicht angegeben werden.

5. Muss und Haber

Jedes Konto wird in schriftlicher Form als "T" dargestellt, dh als eine Tabelle mit zwei Spalten, in der der Name des Kontos und der entsprechende Betrag in der einen oder anderen Spalte (rechts oder links) eingetragen sind.

Die linke Spalte trägt die Bezeichnung "Muss" und die rechte die Bezeichnung "Haber".

Wie oben angegeben. Es gibt Konten von Vermögenswerten und Schulden.

Das Vermögen ist im Grunde das Vermögen des Unternehmens, alles, was als ihr Eigentum angesehen werden kann. Die Verbindlichkeiten sind die Schulden.

Anlagenkonten erhöhen ihren Wert um die Beträge, die in der Spalte "Muss" angegeben sind, und verringern sich um die "Gutschrift". Bei Passivkonten ist das Gegenteil der Fall.

6. Insgesamt

Es wird auch "Balance" genannt. Es ist das Ergebnis der Subtraktion des Wertes der Lastschrift abzüglich der Gutschrift.

In Bezug auf die Felder "Durchgeführt von", "Überarbeitet von" und "Autorisiert von" werden die Namen oder Unterschriften der Personen platziert, die an der Ausstellung und Genehmigung der Police beteiligt sind. Dies kann je nach den Kriterien der einzelnen Unternehmen variieren.

In den Feldern "Auxiliar" und "Diario" sind die Namen der Personen angegeben, die die Informationen an die Zusatz- und Tagesbücher weitergegeben haben. Dies sind andere Arten von Aufzeichnungen, die Teil des gesamten Buchführungssystems sind.

Die Richtliniennummer ist eine Möglichkeit, das Dokument so zu identifizieren, dass es mit den vorherigen Richtlinien in Beziehung steht, dh dass es sich um fortlaufende Nummern handelt. Jedes Unternehmen kann diesbezüglich eine eigene Nomenklatur erstellen.

Gegenwärtig gibt es computergestützte Abrechnungssysteme, die die Registrierung von Vorgängen erleichtern, die von Unternehmen ausgeführt werden.

Es ist wichtig, dass sie den von den Steuerbehörden des jeweiligen Landes festgelegten Anforderungen entsprechen.