Geschäftsprotokoll: Eigenschaften, wofür ist es, Beispiele
Das Geschäftsprotokoll besteht aus einer Reihe von sozialen und formalen Standards, die von einem Unternehmen für die Einhaltung von Vorschriften festgelegt wurden. Seine Aufgabe ist es, Verhaltensrichtlinien und -grenzen festzulegen, die das Handeln aller Mitglieder des Unternehmens regeln.
Dieses normative Gremium, das normalerweise in einem Handbuch oder Dokument enthalten ist, regelt im Allgemeinen das interne und externe Verhalten des Unternehmens. Es ist ein Verhaltenskodex, der in der Unternehmenskultur verankert ist.
Das Geschäftsprotokoll legt die Regeln für die Koexistenz zwischen den verschiedenen Arbeitsebenen des Unternehmens und den Kommunikationskriterien fest, die außerhalb des Unternehmens gelten müssen.
Die Geschäftsprotokolle erfüllen die Regeln und Schritte, die für die Planung, Entwicklung und Kontrolle der von einem Unternehmen ausgeführten Aktionen befolgt werden müssen. Diese Regeln können vom Staat festgelegte Regeln enthalten.
Ein Beispiel für ein Geschäftsprotokoll ist die Art und Weise, wie eine Sekretärin auf ein Telefongespräch auf herzliche Weise reagiert. Auch der respektvolle Umgang des Fahrers eines Transportunternehmens beim Mitnehmen eines Passagiers zum Flughafen.
Merkmale des Geschäftsprotokolls
Vor dem Zitieren der Merkmale des Geschäftsprotokolls muss die Herkunft des Begriffs klar angegeben werden, um dessen Inhalt besser definieren zu können.
Das Protokoll stammt aus dem Lateinischen " protos ", dessen Bedeutung "was vor etwas geht" ist, und " kollos ", das sich auf das Anhaften oder Einfügen von etwas bezieht.
Das Wörterbuch der Königlichen Akademie für die spanische Sprache in einer seiner Bedeutungen definiert es als " Regelwerk, das durch Regeln oder Sitten für Zeremonien und offizielle oder feierliche Handlungen festgelegt wurde".
Ein Protokoll ist eine Beschreibung von Verhaltensstandards, die in einem Unternehmen oder einer Institution befolgt werden müssen. Es beschreibt die Verhaltensrichtlinien und -verfahren zum Ausführen einer Aktion oder in einer bestimmten Situation.
Das Geschäftsprotokoll muss den Kunden die Essenz des Unternehmens vermitteln, weshalb es Teil seiner Philosophie und seines Images ist. Es gibt verschiedene Arten von Protokollen: geschäftlich, religiös, offiziell, sportlich, sozial usw.
Die Merkmale eines guten Geschäftsprotokolls sind
1- Es ist nicht gesetzlich geregelt, aber es ist innerhalb des Unternehmens von seinen Mitgliedern streng konform.
2- Es ist praktisch, weil es gewohnheitsmäßige Situationen regelt, die im Unternehmen auftreten. Auf diese Weise wird vermieden, dass es sich um ein banales Dokument ohne Arbeitsaufsicht handelt.
3- Es ist für alle Mitglieder der Organisation zugänglich, da es Verhaltensrichtlinien für jede Arbeitssituation festlegt.
4- Es ist verständlich, weil es in klarer Sprache abgefasst sein muss, damit sich alle Mitarbeiter des Unternehmens ohne Entschuldigung anpassen und einhalten können.
5- Sie ist grundsätzlich flexibel, da die festgelegten Regeln auch in Krisenzeiten an die jeweilige Unternehmenssituation angepasst werden müssen. Aber auch, weil sie im Laufe der Zeit variieren und sich an Veränderungen anpassen können.
Wofür ist das Geschäftsprotokoll?
Verhaltensregeln festlegen
Das Festlegen der Verhaltensrichtlinien in einem Unternehmen in einem Protokollhandbuch dient dazu, das Verhalten seiner Mitglieder zu regulieren und eine Organisationskultur zu schaffen.
Ohne ein Protokoll wären die Arbeitsbeziehungen und die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Kunden ein totales Chaos. Es gäbe keinen Respekt vor Hierarchien und das Fehlen eines Verhaltenskodex würde zu ständiger Missachtung und internen Konfrontationen führen.
Die hierarchische Reihenfolge ohne ein Geschäftsprotokoll konnte nicht erfüllt werden, was die Organisationsstruktur des Unternehmens veränderte.
Leitfaden für soziale Aktivitäten
Aus Sicht des Labels ist das Protokoll auch für die Organisation und Durchführung von sozialen Aktivitäten notwendig, die für das Unternehmen relevant sind.
Das Protokoll trägt dazu bei, das Ansehen des Unternehmens bei seinen Mitarbeitern und seinen Mitarbeitern zu festigen: Kunden, Anteilseigner, Lieferanten, Behörden usw.
Etablieren Sie das Unternehmensimage
Es ist Teil des Unternehmensimages des Unternehmens, weil es das positive Handeln der Unternehmensmitglieder lenkt und kanalisiert. Das Image eines Unternehmens hängt nicht nur von dem Produkt oder der Dienstleistung an sich ab, die es anbietet. aber von der Gesamtheit der Elemente, die sich darum drehen.
Das Protokoll ist nützlich und notwendig für Unternehmen, da es zur Verbesserung der menschlichen Beziehungen und zur Stärkung ihres Unternehmensimages beiträgt. Wenn es sich auf alle Bereiche der Organisation erstreckt, trägt es zu einem gesunden und harmonischen Arbeitsumfeld bei.
Schaffen Sie die Unternehmenskultur
Es schafft auch Geschäfts- und Arbeitskultur, indem Mitarbeiter und Manager über die Notwendigkeit der Integration und Zusammenarbeit mit organisatorischen Zielen aufgeklärt werden. Es hilft auch, die Beziehungen der Unternehmensvertreter zu ihren Mitarbeitern und Kunden zu steuern.
Beispiele für Geschäftsprotokolle
Das Geschäftsprotokoll umfasst die in der Unternehmensorganisation festgelegten Verfahren zur Organisation von Veranstaltungen: Besprechungen, Besuche, Konferenzen, Verhandlungen, Protokollveranstaltungen usw.
Es beinhaltet aber auch die Art der Kommunikation (interne Kommunikation) zwischen den Mitgliedern der Organisation und mit den Kunden und verwandten (externe Kommunikation). Dies umfasst die Art und Weise der Beantwortung eines Telefonanrufs, das Tragen der Uniform oder das Anziehen.
Ebenso beinhaltet es den Schreibstil für einen Brief oder eine E-Mail sowie alle notwendigen Elemente, um das Unternehmensimage zu stärken.
Ein Beispiel für ein Geschäftsprotokoll ist der Empfang eines Telefonanrufs. In Form von Antworten, Begrüßen und Präsentieren steckt eine ganze Unternehmenskultur. Es ist daher ein Element, das in engem Zusammenhang mit dem Geschäfts- oder Markenimage steht.
Protokoll im Telefonat
- Guten Morgen Herr / Frau
- Ich bin Judith, wie kann ich helfen / dienen?
- Ich werde Ihren Fall überprüfen, bitte nicht zurückziehen.
- Danke für Ihren Anruf, wir sind für Sie da.
- Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag Sr / Sra.
Protokoll in Präsentation, Begrüßung und Verabschiedung
- Steh auf, wenn du grüßt.
- Hände schütteln mit Subtilität und Lächeln.
- Vermeiden Sie Küsse und üppige Umarmungen.
- Schauen Sie der Person beim Sprechen in die Augen.
- Vermeiden Sie das Tuteo und die Verwendung umgangssprachlicher Begriffe.
- Seien Sie herzlich und freundlich im Geschäft.
- Versuchen Sie, die Person beim Namen zu nennen, wenn sie es weiß.
- Vermeiden Sie übermäßiges Vertrauen.
- Vermeiden Sie es, zu viel über sich selbst und Ihr persönliches Leben zu reden.
Kleidung Protokoll
- Verwenden Sie keine ungeeigneten Kleidungsstücke und machen Sie nicht zu viel auf sich aufmerksam.
- Verwenden Sie Kleidung, die zu Ihrer Persönlichkeit passt.
- Geeignete Konfektionsgrößen verwenden.
- Kleid mit Krawatte / Jacke / Rock / Bluse.
- Männer sollten sich richtig rasieren und auf ihr körperliches Erscheinungsbild achten.
- Frauen schminken sich richtig.
- Halten Sie Hände und Nägel sauber und gepflegt.
- Verwenden Sie Parfums oder diskrete Lotionen.
