Einkaufsabteilung: Merkmale, Funktionen und Bedeutung
Die Einkaufsabteilung ist die Abteilung eines Unternehmens, die für alle Aktivitäten zur Beschaffung von Rohstoffen, Ersatzteilen, Dienstleistungen usw. verantwortlich ist, die von der Organisation verlangt werden. Es bietet einen Service, der das Rückgrat vieler Industrie-, Einzelhandels- und Militärorganisationen bildet.
Es stellt sicher, dass die für den Betrieb des Geschäfts erforderlichen Vorräte sortiert und im Inventar aufbewahrt werden. Diese Abteilung steht im Zentrum eines erfolgreichen Supply Chain Managements und ist dafür verantwortlich, die Kosten für bestellte Produkte zu minimieren, den Lagerbestand zu kontrollieren und enge Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.
Eine gute Einkaufsabteilung verlangt von den Lieferanten Qualität und begleitet die Bestellungen von Anfang an bis zum Empfang. Helfen Sie anderen Abteilungen, Bedürfnisse zu identifizieren, den Anforderungsprozess zu verwalten und wettbewerbsfähige Preise zu erhalten. Sie fungieren in der Regel als Controller, um die Einhaltung der Budgets sicherzustellen.
Eigenschaften
Wirken Sie als vertrauenswürdiger Berater der Geschäftsleitung
Der Einkauf ist auf hohem Niveau in die Unternehmensplanung und das Budget eingebunden. Auf diese Weise können Reverse Engineering-Kosten entworfen und Alternativen untersucht werden, die möglicherweise kostengünstiger und / oder von höherer Qualität sind.
Innovationen von Lieferanten vorantreiben
Die Einkaufsabteilung verlangt nicht nur den niedrigsten Preis, sondern arbeitet mit Lieferanten zusammen, um die zugrunde liegenden Kosten ihrer Produkte und Dienstleistungen zu senken.
Sie beschäftigen sich intensiv mit dem "Lebenszyklus der Innovation", von der ersten Idee über die Herstellung bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung.
Wissen über wichtige Lieferantendaten bereitstellen
Unternehmen können diese Informationen verwenden, um prädiktive Analysen zu erstellen und einen tieferen Einblick in die Märkte zu erhalten.
Verwalten und glätten Sie das Risiko der Lieferkette
Wirtschaftskrisen haben gezeigt, wie wichtig es ist, auf die Stabilität der Lieferanten zu achten. Die Einkaufsabteilung hat eine viel schärfere Sicht auf diesen Bereich als jeder andere Teil der Organisation.
Agile Personal- und Talententwicklung fördern
Es ist notwendig, funktionale und geografische Grenzen zu überschreiten, um die richtigen Kandidaten für die Einkaufsabteilung zu finden.
In einigen Fällen liegt die Antwort im Outsourcing oder in der Nutzung von Shared-Service-Organisationen.
Funktionen
Materialien beschaffen
Für ein produzierendes Unternehmen können dies Rohstoffe, aber auch Werkzeuge, Maschinen oder sogar die notwendigen Büromaterialien für das Verkaufsteam und die Sekretäre sein.
In einem Einzelhandelsgeschäft muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass sich immer genügend Produkte in den Regalen oder Lagerräumen befinden, um das Geschäft gut zu versorgen.
Es ist besonders wichtig, das Lager auf einem angemessenen Niveau zu halten. Wenn Sie viel Geld in Lagerbestände investieren, kann dies zu Problemen mit den Lagerbeständen und einem Mangel an Kapital für andere Ausgabenarten wie Forschung und Entwicklung oder Werbung führen.
Preise auswerten
Eine Einkaufsabteilung ist dafür verantwortlich, kontinuierlich zu prüfen, ob Sie die Materialien zum bestmöglichen Preis erhalten, um die Rentabilität zu maximieren.
Sie müssen die Preise vergleichen, um die besten Lieferanten mit den vernünftigsten Preisen für Bestellungen der spezifischen Größe des Unternehmens zu finden.
Die Einkaufsabteilung kann mit alternativen Lieferanten kommunizieren, bessere Preise für Bestellungen mit höherem Volumen aushandeln oder die Möglichkeit herausfinden, Produkte mit einem niedrigeren Preis aus anderen unterschiedlichen Quellen zu beziehen.
Vorabgenehmigung von Lieferanten
Die Einkaufsabteilung bewertet die Lieferanten in Bezug auf Preis, Qualität, Kundenmeinungen und Zeit, um die Bestellungen abzuschließen, und erstellt eine Liste der zugelassenen Lieferanten.
Bestellungen verfolgen
Bestellungen werden mit den Bestellformularen dokumentiert. Diese enthalten wichtige Informationen zu den bestellten Materialien sowie zur gewünschten Menge.
Diese Formulare werden verwendet, um sicherzustellen, dass die bestellten Produkte eingehen, und um die Zeit zu verfolgen, die erforderlich ist, um Bestellungen abzuschließen.
Büroarbeit
Die Einkaufsabteilung kümmert sich um die gesamte Dokumentation in Bezug auf den Einkauf und die Lieferung der Materialien.
Dies bedeutet, dass Sie eng mit der Buchhaltung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass genügend Geld für den Kauf der Artikel vorhanden ist, dass der Bargeldfluss reibungslos verläuft und alle Zahlungen pünktlich erfolgen.
Richtlinieneinhaltung
Vor dem Kauf muss die Einkaufsabteilung sicherstellen, dass die für die Beschaffung und Genehmigung des Budgets erforderlichen Formalitäten eingehalten werden und dass die Materialien gemäß den allgemeinen Richtlinien der Organisation gekauft werden.
Bedeutung
Holen Sie sich niedrigere Kosten
Die Einkaufsabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Maximierung des Geschäftsgewinns. Vergleichen Sie die Preise und verhandeln Sie mit den Lieferanten, damit das Unternehmen den bestmöglichen Preis für die erforderlichen Produkte erzielt.
Sie können auch Einsparungen erzielen, indem Sie die Garantien und Rabatte nutzen, die diejenigen, die keine Spezialisten sind, normalerweise vergessen.
Es hilft zu sparen und sorgt für eine bessere Transparenz der Kosten des Unternehmens. Auf diese Weise können bessere Verträge ausgehandelt und der Cashflow freigesetzt werden.
Verhindern Sie die Unzulänglichkeit von Materialien
Die Einkaufsabteilung muss identifizieren, welche Produkte für das Unternehmen kritisch sind, und die entsprechenden Maßnahmen zum Schutz der Lieferkette ergreifen.
Um sicherzustellen, dass unzureichende Materialien die Produktivität nicht beeinträchtigen, verwendet die Einkaufsabteilung Techniken wie die Mehrfachbeschaffung.
Wenn Sie mehrere Quellen haben, müssen Sie mehrere Lieferanten einsetzen, die die gleichen Produkte anbieten. Wenn bei einem Lieferanten ein Problem auftritt, können die Bestellungen auf einen anderen Lieferanten erhöht werden, um den Fehler zu kompensieren.
Qualität verbessern
Die Einkaufsabteilung trägt zur Qualitätsverbesserung bei, indem sie Leistungsziele festlegt. Anschließend wird die tatsächliche Leistung in Bezug auf diese Ziele verfolgt.
Es ist wichtig, die Qualitätsmerkmale anhand von Indikatoren für Eigenschaften wie Haltbarkeit, Erscheinungsbild des Produkts oder Pünktlichkeit der Lieferung zu messen.
Wir arbeiten eng mit Lieferanten zusammen, um deren Prozesse zu entwickeln und deren Qualität zu verbessern.
Beziehungen verwalten
Die Herausforderung des Einkaufs besteht darin, den Lieferanten für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen zu interessieren. Lassen Sie den Lieferanten in eine langfristige Beziehung investieren.
Die Abteilung muss auch die Beziehungen innerhalb des Unternehmens verwalten. Sie müssen mit internen Stakeholdern wie Marketing, Finanzen, Logistik und Vertrieb zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle aufeinander abgestimmt sind.
Suche nach Innovation
Da die Einkaufsabteilung immer mit einer Vielzahl von externen Unternehmen in Kontakt steht, ist sie in der idealen Position, um innovative Produkte zu erwerben, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf Preis, Qualität oder Komfort verschaffen können.
