Tätigkeitsbericht: Was es ist, wie es gemacht wird, Struktur, Beispiel
Der Tätigkeitsbericht ist ein detaillierter Bericht über die täglichen organisatorischen Aktivitäten. Dieser Bericht enthält Daten zu Produktionsaufzeichnungen, Kosten, Ressourcenausgaben, umfassenden Prozessüberprüfungen und sogar zur Buchhaltung.
Dieser Bericht wird in unterschiedlichen Zeitintervallen erstellt, konzentriert sich jedoch im Allgemeinen auf die Kurzfristigkeit. Der Tätigkeitsbericht kann auch von den interessierten Parteien geändert werden, um ihn an ihre Bedürfnisse anzupassen und so klarere Informationen zu liefern.
Personen, die in einem Unternehmen, Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden arbeiten, sind potenzielle Empfänger, die die Informationen in einem Tätigkeitsbericht verwenden können.
Dieses regelmäßige Update kann viele Zielgruppen gewinnbringend erreichen, wenn es online veröffentlicht oder über einen Anhang an eine große E-Mail-Gruppe gesendet wird.
Durch das Freigeben eines Aktivitätsberichts wird es einfacher, die Mitarbeiter über die Geschäftsbedingungen zu informieren, damit sie bessere Entscheidungen treffen können.
Woraus besteht es?
Der Tätigkeitsbericht ist ein Verfahrensbericht über die operativen Details, die von der aktuellen Tätigkeit eines Arbeitsteams präsentiert werden. Ihr Ziel ist es, die täglichen Aktivitäten der Organisation zu unterstützen.
Die Informationen im Tätigkeitsbericht beinhalten wesentliche Informationen über die Verpflichtungen, Routinen, Position und Entwicklung des Managementteams und des Projekts selbst.
Arbeitsteams erstellen Aktivitätsberichte, einschließlich der Teammitglieder. Sogar Unternehmensleiter können Aktivitätsberichte erstellen, falls sie Informationen und Aktualisierungen an ihre obersten Vorgesetzten senden müssen.
Darüber hinaus wird der Teamsekretär in der Regel mit der Erstellung eines Tätigkeitsberichts beauftragt. Es gibt auch Zeiten, in denen der Geschäftsführer verbundenen Unternehmen einen Tätigkeitsbericht vorlegen muss.
Bedeutung
Der Tätigkeitsbericht wird aus mehreren Gründen erstellt. Erstens helfen sie den Arbeitsteams und Führungskräften, sich selbst mit Informationen zu versorgen, die es ihnen ermöglichen, den Status und den Fortschritt des Teams zu kennen.
Die Erfolge und Probleme des Teams werden ebenso bekannt sein wie zukünftige Pläne, Strategien, Maßnahmen und Bewertungen.
Mit den im Bericht enthaltenen Informationen können Teammitglieder, Führungskräfte und verbundene Unternehmen Daten vergleichen, analysieren, Schlussfolgerungen ziehen und rationale Entscheidungen treffen, die ihnen helfen, ihre individuellen und gruppenbezogenen Ziele zu erreichen.
Aktivitätsberichte können auch wichtige neue oder korrigierende Informationen enthalten, mit deren Hilfe das Team seine Pläne, Strategien und zukünftigen Maßnahmen anpassen kann.
Mängel feststellen
Einige Geschäftsinhaber haben den Tätigkeitsbericht, um festzustellen, was verloren gegangen ist, während sie das Gebäude verlassen haben.
Zum Beispiel möchte der Betreuer der Kindertagesstätte wissen, ob ein Kind verletzt wurde. Der Inhaber des Workshops möchte wissen, wie viele Kunden ihre Termine abgesagt haben, weil sie andere Workshops gewählt haben.
Wie geht das?
Es muss objektive, vollständige, genaue und aktualisierte Informationen enthalten. Diese Elemente dienen als Pfeiler für einen guten Bericht.
Bestimmte Punkte, wie Erfolge und Probleme, sollten einbezogen werden, da diese auch den Teammitgliedern und Führungskräften helfen, ihre Leistung zu beobachten und ihre Ziele zu erreichen.
Erfolge spiegeln ihre Stärken und Fähigkeiten wider und können Teammitglieder motivieren. Dazu gehören auch die tatsächlichen oder potenziellen Probleme, um über mögliche Wege zur Lösung oder Verhinderung von Problemen sprechen zu können.
Die Art der enthaltenen Informationen variiert je nach Art des Geschäfts. Ein Tätigkeitsbericht spiegelt normalerweise die aktuellen Tätigkeitsniveaus des Unternehmens wider. Es spiegelt in gewissem Maße auch die Auswirkungen der jüngsten kommerziellen Ereignisse wider.
-Kategorisieren Sie Informationen
Ein Aktivitätsbericht bietet verschiedene Kategorien von Informationen, die Sie auf einen Blick kennen müssen.
Beispielsweise können Daten zur Anwesenheitsquote der Mitarbeiter, zum Prozentsatz der besetzten Positionen, zum täglichen Umsatzvolumen, zur Anzahl der neuen eröffneten oder geschlossenen Konten, zu den Forderungen gegen eingezogene Zahlungen und zum Umfang von Kundenbeschwerden enthalten sein.
-Andere typische Themen
- Was sind die wirklichen Bedrohungen, die gesehen werden? Wie werden sie gelöst?
- Welche Strategien und Managementmaßnahmen werden umgesetzt, um den Plänen zu entsprechen?
- Waren die zuvor umgesetzten Strategien und Managementmaßnahmen erfolgreich?
- Was sind die Stärken und Schwächen bei der Leitung des Arbeitsteams?
- Was ist der Trend in der Leistung des Managements? Was bedeutet dies für die zukünftige Leistung?
Struktur
Zusammenfassung
Die Hauptpunkte des Berichts sind zusammengefasst, z. B. das zu behandelnde Thema, die erhaltenen Daten, die Methoden der Datenanalyse und die auf diesen Daten basierenden Empfehlungen. Es ist so platziert, dass die Direktoren nicht den gesamten Bericht lesen müssen.
Einleitung
Markieren Sie die im Bericht behandelten Hauptthemen und geben Sie Hintergrundinformationen darüber, warum die Daten erfasst wurden.
Körper
Beschreiben Sie das Problem und die gesammelten Daten, wie sie gesammelt wurden, und analysieren Sie die wichtigsten Ergebnisse.
Es kann in Unterabschnitte unterteilt werden, wobei Titel den speziellen Punkt hervorheben, den dieser Unterabschnitt abdeckt.
Fazit
Erläutern Sie, wie die im Hauptteil des Dokuments beschriebenen Daten interpretiert werden können oder welche Schlussfolgerungen gezogen werden können.
Schlägt vor, wie die Daten verwendet werden können, um bestimmte Aspekte des Geschäfts zu verbessern, oder empfiehlt weitere Untersuchungen.
Listet die Ressourcen auf, die zum Untersuchen oder Sammeln der Daten für den Bericht verwendet wurden. Sie bieten einen Test der behandelten Punkte und ermöglichen die Überprüfung der ursprünglichen Datenquellen.
Anhang
Es ist fakultativ und enthält technische Informationen, die für die im Text enthaltene Erklärung und die Schlussfolgerung nicht erforderlich sind, die jedoch die Ergebnisse stützen.
Beispiel
Beispiele für Aktivitätsberichte sind die täglichen Kassenberichte des Bankangestellten, tägliche Kontoanpassungen, tägliche Produktionsaufzeichnungen, Passagieraufzeichnungen pro Flug und Transaktionsaufzeichnungen.
Verkaufsbericht
Manager müssen gelegentlich den Umsatz oder den Umsatz eines bestimmten Anbieters nachverfolgen.
Der Verkaufsbericht bietet einen Überblick über den Umsatz und den Umsatz, der in einem bestimmten Zeitraum erzielt wurde.
Für jeden Tag innerhalb eines Zeitraums zeigt eine Grafik die Anzahl der bearbeiteten Bestellungen. Ein weiteres Diagramm zeigt das für jeden Tag erzielte Einkommen.
Die Summe der Gesamtmenge der Kundenaufträge für jeden Tag bestimmt das verdiente Einkommen.
Inventarbericht
Ein Bestandsverwalter muss möglicherweise wissen, ob das Angebot ausreicht, um die Nachfrage zu decken, und im Durchschnitt, wie lange das aktuelle Angebot noch reicht.
Der Bericht zum Angebotstag bietet einen Überblick über die geschätzte Anzahl der Tage, an denen Inventar verfügbar sein wird, sowie über das Gesamtangebot und die Gesamtnachfrage.
