Abwärtskommunikation: Eigenschaften, Vor- und Nachteile und Beispiele

Abwärtskommunikation vom Management zu den Mitarbeitern findet statt, wenn Informationen und Nachrichten durch die formale Befehlskette oder hierarchische Struktur einer Organisation fließen.

Mit anderen Worten, Nachrichten und Aufträge beginnen auf den obersten Ebenen der Organisationshierarchie und bewegen sich in die unteren Ebenen. Die Antworten auf die absteigende Kommunikation gehen den gleichen Weg.

Top-down-Kommunikation ist der Prozess, bei dem das Top-Management zu Schlussfolgerungen gelangt, die den Arbeitsplatz oder die Geschäftssysteme verändern oder verbessern. Diese Schlussfolgerungen werden dann an die Mitarbeiter, die zur Erreichung der Ziele arbeiten, mit anderen Mitarbeitern oder einzeln kommuniziert.

Einige untergeordnete Manager können Informationen darüber bereitstellen, wie das endgültige Ziel erreicht werden kann. Sie sind jedoch möglicherweise nicht befugt, Richtlinien zu ändern, ohne die Genehmigung der höchsten Managementebene einzuholen.

Diese Art der Kommunikation beinhaltet die Verwaltung eines Projekts. Das heißt, der Manager hat die vollständige Kontrolle über die Delegation von Aufgaben, die Erstellung des Kalenders und die Projekttermine.

Eigenschaften

Die Downlink-Kommunikation ist für Manager hilfreich, um die Mitarbeiter über Vision, Mission, Ziele, Zielsetzungen, Richtlinien und Verfahren des Unternehmens zu informieren.

Dies kann in Form einer mündlichen Kommunikation geschehen: persönliche Gespräche, Besprechungen, Reden, Konferenzen usw. oder schriftliche Mitteilung: Handbuch, Mitteilungen, Rundschreiben, digitale Nachrichten, Warnungen usw.

Downlink-Kommunikation kann die Nutzung bestimmter Programme am Arbeitsplatz steigern, indem Mitarbeiter auf ihre Verfügbarkeit aufmerksam gemacht, der Zugriff auf und die Nutzung von Diensten klar erläutert und nachgewiesen werden, dass das Management diese Programme unterstützt und wertschätzt.

Bei einer absteigenden Kommunikation ist es Sache des Managers, die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder vollständig zu erkennen und die entsprechenden Aufgaben zu delegieren.

Unidirektional

Während Downlink-Kommunikation manchmal eine Antwort einladen kann, ist sie im Allgemeinen eher unidirektional als wechselseitig: Der übergeordnete Kommunikator lädt keine Antwort vom untergeordneten Empfänger ein oder erwartet sie.

Aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen, Kenntnisse, Befugnisse und Status kann es sehr wahrscheinlich sein, dass der Absender und der Empfänger nicht die gleichen Annahmen oder das gleiche Verständnis des Kontexts teilen, was dazu führen kann, dass die Nachrichten falsch verstanden oder falsch interpretiert werden.

Sicherzustellen, dass die Kommunikation nach unten effektiv ist, ist nicht unbedingt eine leichte Aufgabe.

Das Schaffen einer klaren und eindeutigen Kommunikation unter Beibehaltung eines respektvollen Tons kann diese Probleme überwinden und die Effektivität steigern.

Vorteile

Alle Aspekte müssen berücksichtigt werden, insbesondere wie sich eine Entscheidung auf die Mitarbeiter auswirkt. Dies ist der Grund, warum Top-Down-Kommunikation besonders für Unternehmen mit talentierten und sachkundigen Führungskräften von Vorteil ist.

Organisatorische Disziplin

Die Kommunikation nach unten folgt der Hierarchie der Organisation. Dies bedeutet, dass die Einhaltung der Organisationsdisziplin und der Mitgliedsbestimmungen viel einfacher zu gewährleisten ist.

Effizienz

Die Kommunikation nach unten vermittelt den Untergebenen die notwendigen Orientierungen, Befehle, Anweisungen und Erklärungen zu verschiedenen komplexen Problemen. Dies steigert letztendlich die Effizienz der Mitarbeiter.

Es bietet Effizienz, da Anweisungen und Informationen aus den Energiequellen stammen, die Aktivitäten von der Spitze des Unternehmens aus koordinieren können.

Effektive Kommunikation von Zielen

Das Top-Management kann auf einfache Weise Ziele kommunizieren und Verantwortlichkeiten zur Erreichung dieser Ziele zuweisen.

Wenn Sie Entscheidungen von oben treffen, haben die Führungskräfte klare Ziele und Erwartungen. Außerdem haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf ihre Arbeitsaufgaben zu konzentrieren, anstatt an Besprechungen teilzunehmen, in denen potenzielle Unternehmensorientierungen diskutiert werden.

Einfache Delegation

Die Delegierung ist viel einfacher, wenn sie direkt aus der vertikalen Kommunikationsstruktur stammt, die die Befehlskette darstellt.

Wenn eine starke Führungskraft an der Spitze steht, können Manager schnell und effektiv die Verantwortung übernehmen. Weisen Sie auch Teams oder Mitarbeitern Aufgaben zu und legen Sie feste Fristen fest.

Nachteile

Wenn nur leitende Angestellte Entscheidungen treffen, kann davon ausgegangen werden, dass ihre Schlussfolgerungen nicht kreativ genug sind und die Gesamtleistung beeinträchtigen.

Verzerrung

Die Downlink-Kommunikation kann verzerrt werden, wenn sie sich über mehrere Organisationsebenen bewegt.

Langsames Feedback

Es dauert einige Zeit, bis die Nachrichten in der gesamten Organisation und anschließend in der gesamten Organisation und anschließend wieder inaktiv sind. Dies bedeutet, dass das Feedback langsam sein kann, was zu Problemen führt, insbesondere in einer dynamischen Umgebung.

Interpretationsprobleme

Die Downlink-Kommunikation führt zu Interpretationsproblemen aufgrund des Verzerrungseffekts und der langsamen Rückmeldung zur Klärung der Nachricht.

Verschlechterung der Beziehung

Eine starke Abhängigkeit von nach unten gerichteter Kommunikation verschlechtert das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Führungskräften. Dies liegt daran, dass keine direkte Kommunikationsreichweite zwischen ihnen besteht.

Reduziert die Motivation

In Anbetracht der Zeit, die die Kommunikation in Anspruch nimmt, und des Problems mit verzerrten Nachrichten kann sich die Abwärtskommunikation negativ auf die Motivation des Unternehmens auswirken.

Bei korrekter Verwendung kann die Downlink-Kommunikation dazu beitragen, eine klare Vision für das Management des Unternehmens zu entwickeln. Aber es kann leicht als herrisch oder diktatorisch angesehen werden.

Vor allem mit einem schwachen Führer können die Mitarbeiter ärgerlich werden und einseitige Entscheidungen anfechten. Abwärtskommunikation ist daher nicht das Beste für Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, Veränderungen effektiv umzusetzen.

Beispiele

Beispiele für Abwärtskommunikation sind die Erklärung der Mission und Strategie einer Organisation oder die Erklärung der Organisationsvision. Eine effektive Downlink-Kommunikation gibt den Mitarbeitern ein klares Verständnis für die empfangene Nachricht.

Ob informative oder überzeugende, effektive Abwärtskommunikation veranlasst die Empfänger, Maßnahmen zu ergreifen oder sich entsprechend den Erwartungen der Kommunikatoren zu verhalten.

Bei der Arbeit ist die Führung der Führungskräfte für die Mitarbeiter die grundlegendste Form der Abwärtskommunikation. Dies können schriftliche Handbücher, Anweisungen, Notizen, Richtlinien oder mündliche Präsentationen sein.

Ein weiteres Beispiel für eine nach unten gerichtete Kommunikation ist ein Verwaltungsrat, der das Management anweist, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen.

Organisationen

Die meisten Organisationen arbeiten mit einer Art Downlink-Kommunikation. Einige bekannte Beispiele sind die Trump Organization, Helmsley Hotels und Martha Stewart Living.

Diese Unternehmen sind gute Beispiele, da sie von drei hochmächtigen und sachkundigen Personen geführt wurden, die in der Lage waren, alle Entscheidungen über die Richtung des Unternehmens erfolgreich zu treffen.

Unternehmen in stark regulierten Branchen wie Banken und Finanzinstitute nutzen mit größerer Wahrscheinlichkeit die Downlink-Kommunikation.