Die 7 Funktionen eines Hauptverwaltungsassistenten

Die Funktionen eines Verwaltungsassistenten sind Aufgaben der Unterstützung und Begleitung der normalen Aktivitäten, die ein Unternehmen entwickelt. Sie sind daher von grundlegender Bedeutung für einen effizienten Betrieb.

Diese Aktivitäten sind in der Regel je nach Geschäftsbereich des Unternehmens, in dem sie tätig sind, unterschiedlich. Beispielsweise haben die Teilnehmer in spezialisierten Büros wie Anwaltskanzleien in der Regel eine spezielle Schulung für die Durchführung bestimmter Aktivitäten.

Es gibt jedoch Funktionen, die allen Bereichen gemeinsam sind, in denen es normalerweise um die Verteilung und Verwaltung von Informationen im Büro geht. Dies beinhaltet die Verwaltung von Dokumenten, Archiven und die Organisation von Veranstaltungen.

Diese Aktivitäten können jedoch viel breiter werden. Manchmal müssen sich Verwaltungsassistenten auch mit der Verarbeitung von Buchhaltungsinformationen befassen und sogar den Betrieb der technologischen Ressourcen des Unternehmens gewährleisten.

Die 7 Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten

1- Dokumentenverwaltung

Eine der Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten besteht darin, den Mitgliedern des Büros bei der Verwaltung von Dokumenten und Akten behilflich zu sein.

Normalerweise bezieht sich diese Aufgabe auf die Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dateien.

In bestimmten Fällen kann es jedoch auch erforderlich sein, Dokumente zu schreiben, zu bearbeiten und zu überprüfen.

In einigen Unternehmen werden sie sogar gebeten, Briefe oder Notizen zu diktieren und die Protokolle der stattfindenden Besprechungen aufzuzeichnen.

In einigen Fällen, zum Beispiel bei einer Anwaltskanzlei, ist eine spezielle Schulung erforderlich, um diese Funktionen zu erfüllen: Der Verwaltungsassistent muss die Terminologie und die rechtlichen Verfahren verstehen.

Andererseits benötigen Verwaltungsassistenten, die auf dem Gebiet der Medizin arbeiten, unterschiedliche Kenntnisse. Sie müssen über die erforderliche Schulung für den Umgang mit Patienten und das Lesen von medizinischen Berichten verfügen.

2- Eventplanung

Die Planung von Büroanlässen liegt in der Regel auch in der Verantwortung der Verwaltungsassistenten. Die Größe dieser Verantwortung kann je nach Größe des Unternehmens variieren.

Eine Veranstaltung kann einfach ein Meeting oder ein Geschäftsessen sein, aber auch ein Kongress oder eine größere Geschäftsfeier.

In beiden Fällen muss der Assistent alle Kriterien in Bezug auf das Ereignis verwalten.

Dies beinhaltet die Kontaktaufnahme mit Lieferanten, Reservierungen, Auswahl von Menüs und Dekoration. Dazu gehört aber auch die Kontaktaufnahme, Einladung und Bestätigung der Teilnehmer, Referenten und Referenten, falls dies erforderlich ist.

3- Persönliche Aufmerksamkeit für Benutzer und Besucher

Die Aufmerksamkeit für Benutzer ist normalerweise eine der häufigsten Aufgaben für Verwaltungsassistenten. Das Publikum, auf das die Aufmerksamkeit gerichtet ist, hängt immer von der Größe des Unternehmens und seiner Geschäftsorientierung ab.

Bei kleinen Unternehmen, die direkt der Öffentlichkeit dienen, ist es möglich, dass der Verwaltungsassistent die Kunden empfängt.

In diesem Fall ist ihre Arbeit darauf ausgerichtet, sie während ihres Aufenthalts in den Einrichtungen des Unternehmens zu begleiten und zu unterstützen.

In größeren Unternehmen muss der Verwaltungsassistent andere Besucher als Partner oder große Anbieter begleiten.

In diesem Fall besteht ihre Aufgabe darin, sie bei der Erfüllung ihrer Agenda und bei Besprechungen mit dem Management oder anderen Bereichen des Unternehmens anzuleiten.

4- Telefonische und virtuelle Hilfe

Telefonische und virtuelle Aufmerksamkeit ist in der Kategorie der Benutzerunterstützung enthalten. Im Falle der telefonischen Unterstützung sind die Ausrichtung der Kunden und Partner sowie die Organisation und Verwaltung der Tagesordnungen enthalten.

In Bezug auf die virtuelle Aufmerksamkeit hängen die Aufgaben von den Kanälen ab, die das Unternehmen für den Kundenservice oder das Informationsmanagement bereitstellt.

In einigen Fällen geht es darum, E-Mails nach Bedarf zu verwalten, zu beantworten, weiterzuleiten oder zu archivieren.

In anderen Fällen, wenn die virtuellen Kommunikationskanäle vielfältiger sind, können andere Aufgaben einbezogen werden, z. B. die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit über Chat-Systeme oder die Beantwortung von Fragen über die sozialen Netzwerke des Unternehmens.

In großen Unternehmen ist es üblich, dass Personal vorhanden ist, das speziell auf die Aufmerksamkeit dieser Kommunikationskanäle ausgerichtet ist. Wenn Unternehmen klein sind, wird diese Aufgabe normalerweise den Verwaltungsassistenten überlassen.

5- Verwaltung der Tagesordnungen

Die Verwaltung der Tagesordnungen ist in der Regel eine der wichtigsten Aufgaben der Verwaltungsassistenten.

Zu dieser Verantwortung gehört es, Termin- und Besprechungsanfragen telefonisch, persönlich oder online entgegenzunehmen und nach festgelegten Kriterien in der Agenda zu organisieren.

Dazu gehören auch die Planung von Besprechungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Arbeitsessen und Geschäftsreisen.

In letzteren Fällen liegt es auch in der Verantwortung des Assistenten, Flüge, Hotels, Restaurants oder Tagungsräume nach Bedarf zu buchen.

6- Buchhaltung

Manchmal sind Verwaltungsassistenten für die Überwachung und Aufzeichnung der im Unternehmen anfallenden Kosten verantwortlich. Diese Aufgaben können einfach sein, z. B. das Aufzeichnen bestimmter Ausgaben in einer Tabelle.

In einigen Fällen wird der Assistent gebeten, die Ausbildung für die Entwicklung komplexerer Aufgaben zu absolvieren. Zu Ihren Aufgaben gehört beispielsweise die Vorlage von Rechnungslegungsberichten an das Management.

In der Regel hängt dies von der Unternehmensgröße ab. Ein großes Unternehmen hat normalerweise spezialisiertere Rollen. in diesen werden die buchhaltungsinformationen von einer für diesen zweck eingestellten person verwaltet.

Eine der grundlegenden Fähigkeiten für jeden Verwaltungsassistenten ist jedoch die Domäne von Office-Buchhaltungssoftware wie Microsoft Excel.

7- Technologiemanagement

Die Verwaltung der technologischen Ressourcen gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Verwaltungsassistenten. In diesem Sinne ist es seine Aufgabe, sicherzustellen, dass alle für den Betrieb des Unternehmens erforderlichen Werkzeuge einwandfrei funktionieren.

Dies umfasst unter anderem das Erstellen von Sicherungskopien der in der Computerausrüstung und dem Antivirus-Update enthaltenen Informationen.

Zum anderen gehört dazu die Verwaltung von Geräten wie Projektoren und Laptops.

Dazu gehört auch die Überprüfung und Wartung der Ausrüstung, die für die normale Entwicklung der Aktivitäten erforderlich ist, für die sie verantwortlich sind.

Dies bedeutet nicht, dass der Verwaltungsassistent über technische Kenntnisse verfügen muss. Seine Arbeit besteht speziell in der Einstellung von technischem Personal, das die Wartung der Geräte regelmäßig durchführt, um Rückschläge zu vermeiden.