Bestellanforderung: Typen, Herstellungsweise, Bedeutung und Beispiele
Das Bestellanforderungsformular ist das Dokument, das von einer Benutzer- oder Lagerabteilung erstellt wurde, um die Einkaufsabteilung über die zu bestellenden Artikel, die Menge und den Lieferzeitrahmen zu informieren. Der Kauf in einem Unternehmen beginnt mit der Erstellung von Anforderungen.
Nachdem sie erstellt wurden, müssen Sie die Einkaufsabteilung informieren. Die Bestellanforderung ist das Dokument, das die Liste dieser Anforderungen enthält. Um Betrug vorzubeugen, dürfen Abteilungsleiter in der Regel keine Bestellungen direkt bei Lieferanten aufgeben oder im Namen des Unternehmens einkaufen.
Diejenige, die tatsächlich Bestellungen bei externen Lieferanten aufgibt, ist eine andere Abteilung, die als Einkaufsabteilung bezeichnet wird. Die Manager der verschiedenen Abteilungen verwenden die Anforderungsformulare, um diese Abteilung über die Materialien zu informieren, die gekauft werden müssen.
Bestellanforderungen und Bestellungen sind wichtige Dokumente bei der Erfassung der Artikel, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt, und standardisieren den Bestellvorgang intern und extern.
Typen
Die wichtigsten Punkte zur Bestellanforderung sind:
- Es handelt sich um eine Anforderung an die Einkaufsabteilung, eine bestimmte Materialliste zu beschaffen.
- Benötigt die Genehmigung der Einkaufsorganisation.
- Es ist ein internes Dokument; Das heißt, es bleibt in der Organisation.
Sie können eine Bestellanforderung für die folgenden Arten der Bereitstellung erstellen:
Standard
Beschaffung von Material und Verbrauchsmaterialien von Lieferanten sowohl für Produktionsprozesse als auch für Büromaterial und andere Vermögenswerte.
Vergabe von Unteraufträgen
Rohmaterial an einen Lieferanten liefern und dann ein fertiges Produkt erhalten.
Sendung
Die Beschaffung von Material, das in den Räumlichkeiten des Unternehmens und des Lieferanten gelagert wird, wird dafür bezahlt.
Übergabe des Inventars
Beziehen von Materialien aus einer anderen Abteilung oder einem anderen Bereich innerhalb derselben Organisation.
Externer Dienst
Inanspruchnahme der Dienste eines externen Lieferanten, z. B. Durchführung von Wartungsarbeiten an der Anlage.
Wie ist es gemacht?
Die Grundbestandteile einer Bestellanforderung sind:
- Anforderungsnummer, mit der das Dokument identifiziert werden kann. Es muss vorgedruckt werden.
- Anfordernde Abteilung.
- Datum der Anforderung und gewünschter Liefertermin.
- Name der Person, die die Anforderung vorbereitet, und Unterschrift der Person, die die entsprechende Genehmigung erteilt.
- Die gewünschten Artikel müssen detailliert beschrieben werden, um fehlerhafte Daten zu vermeiden. Der Betrag muss genau sein; Es ist sehr wichtig, die erforderliche Einheit (Kilo, Liter, Einheiten usw.) zu platzieren.
- Unterschrift des Einkaufsabteilungsleiters, der den Einkauf genehmigt oder nicht genehmigt.
- Wurden bereits Angebote von Lieferanten angefordert, müssen diese der Bestellanforderung beigefügt werden.
Bestellanforderungsprozess
Der Bestellanforderungsprozess wird von Organisationen verwendet, um Lieferaufträge auszuführen und zu verfolgen. Dies kann alles sein, vom Rohstoff bis zu Büromöbeln und mehr.
Wenn ein Abteilungsleiter der Ansicht ist, dass die Materialien zur Neige gehen, füllen Sie das Anforderungsformular aus, das die oben angegebenen Felder enthält.
Eine Bestellanforderung ist das Formular, das eine Abteilung des Unternehmens an die Einkaufsabteilung sendet und in dem die Artikel aufgelistet sind, die Sie von einem externen Lieferanten anfordern möchten.
Dieser Prozess ermöglicht es Benutzern, eine Bestellung aufzugeben, die Genehmigung des Vorgesetzten zu erhalten und vor allem externen Lieferanten die Abgabe von Preisangeboten zu ermöglichen.
Wenn der Einkaufsleiter in diesem Prozess die Bestellanforderung erhält, kann er alle vom ursprünglichen Benutzer gesendeten Informationen überprüfen. Der Manager wählt einfach aus, ob die Anforderung genehmigt wird oder nicht.
Wenn es nicht genehmigt wird, gibt es ein Kästchen, in das der Grund für die Entscheidung eingetragen werden kann, und die anfragende Abteilung wird über diese Entscheidung informiert. Wenn der Manager jedoch seine Zustimmung erteilt, besteht der nächste Schritt darin, von den Lieferanten ein Angebot anzufordern.
Bedeutung
Starten Sie den Kaufvorgang
Ab und zu benötigen die Abteilungen eines Unternehmens Materialien. Die Bestellanforderung leitet den Bestellvorgang ein. Die Einkaufsabteilung handelt in Übereinstimmung mit der Solidität des Dokuments.
Wenn ein Problem vorliegt, dient das Dokument als Nachweis dafür, dass eine Abteilung die Lieferung mit einer bestimmten Mitteilung angefordert hat.
Es ist ein Kontrollinstrument
Wo es keine geeigneten Kontrollen gibt, kann das Personal in Betrug verwickelt werden, da es Materialien für den persönlichen Gebrauch anfordern kann.
Mit einer Bestellanforderung werden Maßnahmen festgelegt, die sicherstellen, dass kein Betrug praktiziert wird. Die Anfrage muss mehrere Hände durchlaufen, um ihre Richtigkeit und Notwendigkeit sicherzustellen.
Schützen Sie das Geschäft
Mit den implementierten Bestellanforderungen werden Betrugsmöglichkeiten vermieden. Das Vermögen des Unternehmens ist ebenfalls geschützt.
Zentralisierung des Einkaufsprozesses
Wenn eine Organisation alle Anforderungen zentral über die Einkaufsabteilung erledigen muss, ist es einfach, den gesamten Prozess zu verwalten.
Käufer profitieren auch davon, da sie jetzt Einkäufe gruppieren und die Kaufkraft der Organisation nutzen können, um bessere Konditionen auszuhandeln.
Beispiele
Beispiel 1
Bestellnummer: 00455
Datum: 15. Mai 2018
Name des Antragstellers: Annaliese Corvo
Position: Ausbildungsleiter
Abteilung: Personalschulung
Grund für die Anfrage: Die folgenden Punkte müssen in der Schulung "Qualitätssicherung" verwendet werden, die in der Woche vom 16. bis 20. Juli 2018 stattfindet.
- 01 Fall von Flipchart-Markern.
- 12 Stifte
- 01 Flipchart mit 20 weißen Blättern: 1 Meter breit x 1, 5 Meter lang.
- 12 normale Notizbücher.
- 06 farbige Marker für Tafel.
- 12 Gummis zum Löschen.
- 12 blaue Kugelschreiber.
2 Angebote von Schreibwarenlieferanten sind beigefügt.
Autor: Alberto Moreno
Position: Personalleiter
Personalmanagement
Beispiel 2
Die Produktionsabteilung von Confecciones Tely, SA muss verschiedene Materialien bestellen und das Anforderungsformular ausfüllen. Dieses Formular teilt der Einkaufsabteilung mit, dass diese Lieferungen benötigt werden.
Die Einkaufsabteilung kann die eingegangene Bestellanforderung genehmigen oder ablehnen. Wenn genehmigt, wird eine Bestellung erstellt.
Die Bestellung wird an den Lieferanten gesendet, um die Produkte zu kaufen. Der Lieferant produziert und liefert die Produkte mit Rechnung.
Die Empfangsabteilung empfängt die Produkte und liefert den Empfangsbericht an die Buchhaltung.
Wenn alle Dokumente übereinstimmen, erteilt die Buchhaltungsabteilung dem Kassierer die Rechnungsgenehmigung und gibt an, dass die Zahlung an den Lieferanten erfolgen kann.
