Administrative Verwaltung: Funktionen und Prozesse
Die administrative Verwaltung besteht aus einer Reihe von Formen, Aktionen und Mechanismen, die es ermöglichen, die personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen eines Unternehmens zu nutzen, um das vorgeschlagene Ziel zu erreichen. Es basiert auf vier Grundprinzipien; Der Auftrag ist der erste, da jeder Arbeitnehmer die Position einnehmen muss, für die er qualifiziert ist.
Mangel an Ordnung führt zu weniger effizienter Arbeit und Missbrauch von Ressourcen. Das zweite Prinzip ist Disziplin; Innerhalb der Verwaltungsdisziplin ist ein wichtiger Aspekt, da die Regeln und Regeln von allen eingehalten und respektiert werden müssen.
Das dritte Prinzip ist die Befehlseinheit. Der Mitarbeiter muss wissen, wem er seine Arbeit meldet und von wem er Aufträge erhält, um fehlerhafte Meldungen zu vermeiden, die die Qualität der Arbeit beeinträchtigen. Schließlich ist es für die Motivation entscheidend, die Initiative des Personals zu fördern und wertzuschätzen. Dies wird sich positiv auf das Arbeitsumfeld und die Zielerreichung auswirken.
Das administrative Management ist für die Organisation von größter Bedeutung, da es die Grundlage für die Ausführung der Aufgaben der Gruppe bildet und auch ein Netzwerk bildet, das sich an den Geschäftszielen orientiert.
Funktionen
Realisierung von Managementprozessen
Die Managementprozesse müssen ordnungsgemäß ausgeführt werden, damit die effektive Leistung in jeder der Verwaltungsfunktionen ausgeführt wird.
Dazu gehören Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle auf der Grundlage der Zielerreichung.
Einstellung von Personal
Es bezieht sich auf die Auswahl, Ausbildung, Vermittlung und Vergütung von Personal. Die Erreichung der Ziele der Organisation hängt davon ab, auf das entsprechende Personal zählen zu können, weshalb das Interesse, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu decken und gleichzeitig der Organisation treu zu bleiben, gewahrt bleiben muss.
Vermögenswerte sichern
Das Vermögen einer Organisation muss vor Missbrauch, Verlust oder Beschädigung durch Diebstahl, Feuer oder auf andere Weise geschützt werden.
Aus diesem Grund ist es erforderlich, für jede Art von Vermögensgegenständen ein angemessenes Protokoll zu führen, damit das Personal für die ordnungsgemäße Verwendung und Aufbewahrung verantwortlich ist.
Öffentlichkeitsarbeit
Eine der wichtigen Funktionen des Verwaltungsmanagements ist die Einrichtung und Aufrechterhaltung verschiedener Kommunikationslinien zwischen der Organisation und der damit verbundenen Öffentlichkeit (Kunden, Anteilseigner, Mitarbeiter, Lieferanten, Verbraucher).
Arbeitsabläufe festlegen
Für eine stabile Leistung und ohne Unterbrechung der Verwaltungsarbeit müssen Systeme und Verfahren für definierte Routinen entwickelt werden. Dies ist durch die gegenseitige Abhängigkeit und die Wechselbeziehung zwischen den spezifischen Aufgaben der einzelnen Abteilungen motiviert.
Kauf von Anlagevermögen
In jeder Abteilung ist ein angemessenes Anlagevermögen erforderlich, damit die dort ausgeführten Arbeiten effizient und wirtschaftlich ausgeführt werden können. Daher muss ein Standardverfahren bei der Auswahl und dem Kauf jedes erforderlichen Anlagentyps eingehalten werden.
Ein wichtiger Aspekt ist die Ermittlung und Bewertung des tatsächlichen Bedarfs des Vermögenswerts, um unnötige Ausgaben zu vermeiden, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken.
Gestaltung und Kontrolle von Formularen
Da die Verwaltungsarbeit besondere Merkmale aufweist, müssen die verwendeten Formulare so gestaltet sein, dass die erforderlichen Informationen in angemessener Weise bereitgestellt werden.
Die Verwaltung ist verpflichtet, diese Formulare zu gestalten und ihre Verwendung zu standardisieren, um die Kosten zu senken.
Kauf von Schreibwaren und Büromaterial
Diese Artikel müssen die Bedürfnisse der Benutzer abdecken, da sie die systematische und schnelle Ausführung der durchgeführten Arbeiten beeinträchtigen.
Daher ist es wichtig, die Standardisierung, Auswahl und Beschaffung dieser Inputs sowie gegebenenfalls deren Verteilung an andere Abteilungen sicherzustellen
Administrative Verwaltungsprozesse
Planung
Die Planung ist der Eckpfeiler dieses Prozesses, da dies zu nachfolgenden Maßnahmen führen wird. Um einen effizienten Prozess durchzuführen, ist Folgendes zu beachten:
- Klare Ziele haben.
- Untersuchen Sie die Umgebung, unter der die Arbeiten durchgeführt werden.
- Identifizieren und Zuweisen der Aufgaben, die zur Erreichung der Ziele beitragen.
- Erstellen Sie einen umfassenden Leistungsplan, in dem die kreativen Elemente hervorgehoben werden, die zur effektiven Ausführung der Arbeit beitragen.
- Festlegung der Richtlinien, Methoden und Verfahren, die für die Durchführung der Arbeiten erforderlich sind.
- Erstellen Sie Warnsysteme, mit denen Sie angesichts zukünftiger Probleme Maßnahmen antizipieren können.
- Aktualisierung der Pläne unter Berücksichtigung der Kontrollergebnisse.
Organisation
Um Erfolg zu haben, müssen alle personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen, die mit der zu erledigenden Arbeit zusammenhängen, koordiniert werden.
Dies setzt die Festlegung von Regeln und Aufgabenzuordnungen voraus, die von den beteiligten Personen genauestens befolgt werden müssen. Einige dieser Aktivitäten sind:
- Teilen Sie die Arbeit unter Berücksichtigung der Bedieneinheiten auf.
- Gruppieren von Aufgaben nach Jobs.
- Strukturieren Sie die Bedieneinheiten nach Kriterien der Handhabbarkeit und Affinität der Arbeit.
- Wählen Sie das Personal aus, das die für einen bestimmten Job erforderlichen Fähigkeiten besitzt.
- Festlegen von Anpassungen bei den durchgeführten Aktivitäten auf der Grundlage der Kontrollergebnisse derselben.
Richtung oder Ausführung
Um die geplanten und organisierten Strategien einzuhalten, müssen die Maßnahmen ergriffen werden, die sie initiieren und ihnen Kontinuität verleihen.
Zu diesen Maßnahmen gehört es, die Tätigkeit zu lenken und die Entwicklung des Arbeitnehmers im Arbeits- und Privatbereich zu fördern, damit diese Motivation in die effiziente Erreichung des Ziels umgesetzt wird. Diese Strategien können sein:
- Führen und ermutigen Sie die Gruppe, das Ziel zu erreichen.
- Aufbau einer direkten, offenen und transparenten Kommunikation mit jedem der direkt oder indirekt am Arbeitsplatz Beteiligten.
- Entwickeln Sie das Potenzial jedes Mitglieds.
- Schaffung von Anreizen für Mitarbeiter, die sich durch bestimmte vorab festgelegte Kriterien auszeichnen, z. B. Kreativität, Ausführungsgeschwindigkeit.
- Mechanismen zur ständigen Bewertung des Ausführungsprozesses einrichten, um gegebenenfalls Maßnahmen zu korrigieren.
Kontrolle
Es ist wichtig, Strategien zu implementieren, mit denen überprüft werden kann, ob die geplanten, organisierten und durchgeführten Maßnahmen zufriedenstellend und effektiv zur Erreichung des Ziels beitragen.
Auf diese Weise können Entscheidungen getroffen werden, um Aktivitäten zu ersetzen oder den Prozess neu auszurichten, wodurch er optimiert werden kann. Dies könnten einige der folgenden Aktionen sein:
- Vergleiche der Ergebnisse mit den allgemeinen Plänen des Unternehmens anstellen.
- Bewerten Sie das Produkt der Arbeit, basierend auf den Leistungsstandards derselben.
- Machen Sie die für die Messungen zu verwendenden Mittel öffentlich.
- Kommunizieren Sie die Vorschläge an das zuständige Personal, um die notwendigen Maßnahmen korrigieren zu können.
