Die 7 Funktionen eines herausragenden Sekretärs
Zu den Hauptfunktionen eines Sekretärs gehören die Verwaltung der Tagesordnung, der öffentlichen Dienste und die Verwaltung vertraulicher Informationen. Es ist die Person, die für die Ausführung von Verwaltungsaufgaben in einem Büro verantwortlich ist.
Diese Anklage kann von einem Mann oder einer Frau ausgeübt werden, obwohl es am häufigsten vorkommt, dass es eine Frau ist, die sie ausübt.
Sie sind in der Regel für vertrauliche Angelegenheiten von Personen mit einer bestimmten Hierarchie innerhalb des Unternehmens zuständig, wie z. B. Direktoren, Manager, Präsidenten und andere. Das macht sie zur rechten Hand der Führungskraft, für die sie arbeiten.
Wenn das Unternehmen klein ist, hängt die größte Arbeitsbelastung des Sekretärs mit den grundlegenden Büroaufgaben zusammen.
Einige Länder der Welt widmen einen besonderen Tag im Jahr, um ihre Arbeit zu danken und zu feiern. In Kolumbien, Peru und Mexiko ist der Tag der Sekretärin beispielsweise der 26. April, in Venezuela der 30. September.
Die 7 Hauptfunktionen einer Sekretärin
Die Aufgabe einer Sekretärin besteht darin, ihren Chef zu unterstützen und mit ihm zusammenzuarbeiten, damit er seine Rolle innerhalb der Organisation ohne Verzögerungen oder Ablenkungen erfüllen kann.
Obwohl die Art des Unternehmens die Art der Arbeit eines Sekretärs beeinflusst, kann man sagen, dass seine Hauptfunktionen sind:
1- Agenda-Management
Es liegt in der Verantwortung der Sekretärin, die Tagesordnung der Person, für die sie arbeitet, auf dem neuesten Stand zu halten. Dort müssen Sie all Ihre Arbeit und manchmal auch Ihre persönlichen Verpflichtungen widerspiegeln.
Sie müssen auch Aufzeichnungen über die Daten aller Personen und Institutionen führen, mit denen sich Ihr Arbeitgeber in Verbindung setzen muss.
Die Tagesordnung einer Sekretärin dient in der Regel als Arbeitsprotokoll der Führungskraft, für die sie arbeitet.
2- Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit
Die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit ist eine der grundlegendsten Aufgaben, die der Sekretär ausführen muss. Sie müssen Anrufe beantworten und den Grund dafür sowie alle Daten aufzeichnen, die es Ihrem Arbeitgeber ermöglichen, die Angelegenheit weiterzuverfolgen.
Es ist auch die Person, die Besucher im Büro empfängt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Sekretärin ein dem Unternehmensimage des Arbeitsplatzes entsprechendes Image pflegt.
Ihre Aufgabe dort ist es, nicht nur das Warten auf Besucher zu begrüßen und angenehm zu gestalten, sondern auch erste Anweisungen und Richtlinien zur Organisationskultur und zu internen Prozessen des Unternehmens zu geben.
3- Dokumentenverwaltung
Ein Sekretär ist nicht nur die Person, die die Korrespondenz Ihres Chefs empfängt und verwaltet, sondern schreibt, liest, beantwortet und archiviert auch die meisten Briefe, Benachrichtigungen, Memos und E-Mails Ihres Arbeitgebers.
Zu diesem Zweck ist es praktisch, dass Sie bestimmte Softwareanwendungen verwalten, mit denen Sie solche Dokumente schneller und flexibler vorbereiten können.
Die Spezifität dieser Kompetenzen hängt von der Art der Arbeit ab, die in dem Bereich, in dem sie tätig sind, erforderlich ist.
Die Sekretärin verwaltet die Kontaktdatenbank ihres Chefs und archiviert die schriftliche Korrespondenz sowie die Protokolle und andere Dokumente von Interesse innerhalb des Büros.
Es ist der Sekretär, der normalerweise die Angelegenheiten zur Kenntnis nimmt, die in wichtigen Sitzungen behandelt werden.
4- Umgang mit sensiblen Informationen (intern und extern)
Zu den Funktionen, die eine gute Sekretärin auszeichnen, gehört der ordnungsgemäße und effiziente Umgang mit allen Informationen, die für den Betrieb des Unternehmens oder der Einrichtung, in der Sie tätig sind, äußerst wichtig sind.
Beispielsweise sollten Sie jederzeit die Kontrolle über rechtliche Dokumente haben, die von staatlichen Stellen verlangt werden.
Sie können auch auf Informationen zur Umgebung oder zu den mit dem Unternehmen verbundenen Akteuren zugreifen. Diese Informationen müssen diskret, effizient und zeitnah verwaltet werden.
5- Organisation des Büros
Die Sekretärin muss die Geräte und Möbel des Büros bedienen und in Betrieb halten: Telefone, Fotokopierer, Drucker, Projektoren, Möbel, Aktenschränke usw.
Es ist derjenige, der den Warenbestand und die Büroausstattung kontrolliert. Außerdem werden physische und elektronische Dateisysteme in Ordnung gehalten, sodass Informationen bei Bedarf jederzeit verfügbar sind.
Die Sekretärin muss über einen sauberen und organisierten Arbeitsplatz verfügen, da dies normalerweise eines der ersten Dinge ist, die Personen außerhalb des Unternehmens sehen, wenn sie ihre Einrichtungen betreten.
6- Vorbereitung der Präsentationen
Normalerweise muss eine Führungskraft ihre Berichte in Form von Präsentationen präsentieren, in denen die Informationen zusammengefasst und hierarchisiert werden. Für diese Aufgabe bittet er normalerweise seine Sekretärin um Hilfe.
Die Person, die im Sekretariat ist, sollte sicherstellen, dass die Informationen, die dort angezeigt werden, die Daten widerspiegeln, die sein Chef teilen möchte.
Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass es sich um eine Präsentation handelt, die frei von Rechtschreibfehlern ist und mit der grafischen Identität des Unternehmens übereinstimmt.
7- Administrative Überwachung
Es liegt auch in der Verantwortung einer Sekretärin, sich über die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren zu informieren, die erforderlich sind, um das Vermögen des Unternehmens oder der Institution, in der sie tätig ist, zu schützen.
Entsprechend der hierarchischen Ebene Ihres Chefs kann die Sekretärin die Richtigkeit der Daten überprüfen, die die Details der Budgetvorgänge widerspiegeln.
Eine Sekretärin muss sich mit der Verwaltungskontrolle und der ordnungsgemäßen Verwaltung der Ressourcen innerhalb des Büros befassen.
Die virtuelle Sekretärin
Mit dem Aufkommen von Online-Jobs taucht die Zahl der Online- Sekretärinnen oder virtuellen Assistenten auf.
Diese Sekretärinnen erledigen die meisten der oben beschriebenen Aufgaben jedoch remote. In diesen Fällen berechnen die Sekretäre ihre Dienste stunden- oder projektweise.
