Perpetual Inventory System: Leistung, Vorteile

Das ewige Inventarsystem ist eine Methode zur Erfassung des Inventars, mit der der Verkauf oder Kauf von Inventar mithilfe von Computersystemen und Software zur Verwaltung von Unternehmensressourcen sofort erfasst wird.

Es zeigt eine ziemlich detaillierte Ansicht der Bestandsveränderungen mit sofortigen Berichten über den Lagerbestand und spiegelt den Stand der verfügbaren Waren genau wider.

Die fortlaufende Bestandsaufnahme ist die bevorzugte Methode zur Bestandsverfolgung, da sie bei ordnungsgemäßer Verwaltung kontinuierlich einigermaßen genaue Ergebnisse liefern kann.

Als Unternehmen ist ein größerer Lagerbestand teuer und kann zu Abfall führen. Wenig zu haben bedeutet andererseits, dass Sie das Risiko eingehen, Kunden zu enttäuschen und Umsatzerlöse mit Ihren Mitbewerbern zu verlieren.

Da die Software für die fortlaufende Inventarisierung immer auf dem neuesten Stand ist, sind die Lagerbestände sofort einsehbar, so dass auf Änderungen der Nachfrage schneller reagiert werden kann.

Wie läuft die Prozedur ab?

Mit dem unbefristeten Inventarsystem aktualisiert ein Unternehmen kontinuierlich die Inventardatensätze und berücksichtigt Ergänzungen und Subtraktionen für Aktivitäten wie:

- Gekaufte Inventargegenstände.

- Ware ab Lager verkauft.

- Materialien aus dem Inventar zur Verwendung in der Produktion.

- Ausrangierte Artikel.

Das System funktioniert einwandfrei, wenn es mit einer Computerdatenbank gekoppelt ist, die vom Lagerpersonal über Barcodescanner oder von Anbietern über Kassenterminals in Echtzeit aktualisiert wird.

Periodisches Inventar versus ewiges Inventar

Wenn Sie wissen wollten, wie viele Artikel im Lager verfügbar waren, mussten Sie traditionell eine physische Zählung durchführen und diese mit manuellen oder automatisierten Systemen auf der Basis von Losen abgleichen.

Unternehmen, die zum Ende eines bestimmten Zeitraums physisch Lagerbestände ausgewiesen hatten, und die Bestandszahlen wurden zu diesem Zeitpunkt aktualisiert. Dies wird als periodisches Inventarsystem bezeichnet, da die Informationen regelmäßig aktualisiert werden.

Das ewige Inventarsystem verwendet Inventarverwaltungssoftware und -prozesse, mit denen die Inventarbewegung in Echtzeit aktualisiert werden kann.

Mitarbeiter verwenden Barcodescanner, um Verkäufe, Einkäufe oder Rückgaben zum Zeitpunkt ihres Auftretens zu erfassen.

Diese Informationen werden an eine Datenbank gesendet, die ständig aktualisiert wird, um jede Änderung aufzuzeichnen. Die ständige Aktualisierung des Inventars gibt dem System seinen Namen und unterscheidet es vom periodischen Ansatz.

Unbefristete Bestandskonten

Bei diesem System müssen Sie kein Einkaufskonto führen, da das Bestandskonto bei jedem Einkauf von Waren direkt belastet wird.

Die in diesem System zu buchenden Konten sind:

- Wenn die Ware gekauft wird, um im Inventar gespeichert zu werden:

- Wenn Ausgaben wie Fracht, Versicherung usw. zu den Kosten der Ware hinzukommen:

- Wenn die Ware an den Lieferanten zurückgesandt wird:

- Wenn die Ware verkauft wird:

- Wenn die Ware von Kunden zurückgesandt wird:

- Wenn eine Differenz zwischen dem Betrag des Bestandskontos und der physischen Zählung festgestellt wird:

Vorteile

Es ermöglicht einen präzisen Austausch

Bestandsveränderungen werden beim Kauf und Verkauf von Beständen in Echtzeit erfasst. Auf diese Weise können Sie Berichte erstellen, in denen die zur Neige gehenden Inventargegenstände sofort identifiziert werden.

Entdecken Sie den Niedergang und Diebstahl

In einem periodischen Inventarsystem wird der Bestand am Ende des Zeitraums angepasst und die Inventurzählung validiert. Dies verbirgt Diebstahl, Schrumpfung oder sogar Fehler in der Zählung, wenn diese Anpassung auf das Kostenkonto der verkauften Waren übertragen wird.

Ein ewiges System vergleicht den Wert des Bestands im System mit der Periodenendzählung und ermöglicht es Ihnen, etwaige Unstimmigkeiten zu untersuchen.

Erzeugt genauere Zwischenabschlüsse

Da im periodischen Inventarsystem die Inventarwerte während der Periode nicht geändert werden, sind sowohl das Bestandskonto in der Bilanz als auch das Kostenkonto der in der Gewinn- und Verlustrechnung verkauften Waren während der Periode falsch. Zeitraum.

Ein ewiges System behält diese korrekten Beträge bei und liefert während des gesamten Zeitraums genauere Abschlüsse.

Engere Verwaltung der Lagerbestände

Die Lagerbestände sind immer korrekt und können jederzeit online abgerufen werden. Sie können Ihre Fluktuationsrate korrekt berechnen, um festzustellen, ob sich der Umsatz verlangsamt oder ob Produkte nicht mehr schnell verkauft werden.

Integration mit anderen kommerziellen Systemen

Inventarinformationen in Echtzeit sind für Finanz- und Buchhaltungsteams von entscheidender Bedeutung. Die Integration des Inventarsystems in die Finanzsysteme trägt dazu bei, genaue Steuer- und Aufsichtsberichte zu gewährleisten.

Verkäufer können ein besseres Kundenerlebnis bieten, was sich direkt auf ihre Reputation auswirkt. Durch die Integration in Marketing-Systeme erhält das Team einen aktuellen Überblick darüber, was verkauft wird und was nicht.

Nachteile

Hohe Implementierungskosten

Um das permanente Inventarsystem nutzen zu können, muss ein Unternehmen zunächst spezielle Geräte und Software installieren. Es erfordert eine große Anfangsinvestition, viele Ressourcen und Zeit, um das System korrekt zu implementieren.

Nach der Installation der erforderlichen Geräte und Software müssen die Unternehmen weiterhin gewartet und regelmäßig aktualisiert werden, was die Unternehmen noch mehr kostet.

Größere Komplexität

Aufgrund der Komplexität des Systems müssen Unternehmen jedem Mitarbeiter Schulungen anbieten.

Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit der jeweiligen Software des Unternehmens geschult werden. Außerdem müssen sie im Umgang mit speziellen Geräten wie Scannern geschult werden.

Das registrierte Inventar spiegelt möglicherweise nicht das tatsächliche Inventar wider

Es kann von Nachteil sein, dass Transaktionen erfasst werden, sobald sie stattfinden, da der registrierte Bestand möglicherweise nicht den tatsächlichen Bestand im Laufe der Zeit widerspiegelt.

Dies liegt daran, dass in einem permanenten Inventarsystem Inventurzählungen nicht häufig verwendet werden.

Mit einer größeren Anzahl von Personen, die Transaktionen in das System eingeben, geht das Unternehmen ein höheres Risiko ein, aufgrund menschlicher Fehler Fehler zu machen.

Mehr Zeit für den Verbrauch

Mit dem System der periodischen Inventarisierung geben Unternehmen etwas Zeit für die Registrierung von Inventaren.

Sie können wöchentlich, monatlich oder sogar jährlich registriert werden. Dies führt dazu, dass das periodische Inventarsystem weniger Zeit benötigt als das permanente Inventarsystem.

Beim unbefristeten System muss jede Transaktion sofort registriert werden. Prüfer sollten Transaktionen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, und es müssen noch Inventuren durchgeführt werden, um Abweichungen in den Zahlen festzustellen.