Einsatzplanung: Merkmale, Bedeutung und Beispiel
Die operative Planung ist ein Managementinstrument, das die Koordination der Ressourcen der Organisation (menschlich, finanziell und physisch) erleichtert, damit die in den strategischen und taktischen Plänen des Unternehmens enthaltenen Ziele und Vorgaben erreicht werden können.
Vorausgesetzt, die Geschäftsleitung hat einen strategischen Plan erstellt und die Geschäftsleitung verfügt über einen taktischen Plan, muss das niedrige Management eine klare Vorstellung davon haben, was gesucht wird. Sie müssen lediglich einen detaillierten Betriebsplan erstellen, um dies zu erreichen.
Das Hauptziel der operativen Planung besteht darin, den Mitarbeitern der Organisation eine klare Vorstellung von ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu vermitteln, die mit den Zielen und Vorgaben des Strategieplans im Einklang stehen. Es konzentriert sich auf die Dienstleistungen und Produkte (Produktion, Ausrüstung, Personal, Vorräte und Prozesse) eines Unternehmens.
Ziel ist die Bereitstellung von Plänen zur Entwicklung von Finanzprojektionen und zur Maximierung der Beteiligung des Unternehmens am Markt. Ein Betriebsplan verwendet die Finanzkennzahlen einer Organisation, um ihre Rentabilität zu analysieren.
Der Plan kann eine Beitragsanalyse enthalten, um festzustellen, welche Prozesse zur Steigerung des Gewinns erforderlich sind. Dies könnte bedeuten, sich auf den Verkauf von Premiumprodukten zu konzentrieren oder die variablen Kosten zu senken.
Eigenschaften
Beschränkt auf bestimmte Abteilungen
Der Einsatzplan ist auf einen Teil der Organisation beschränkt. Ein großes Unternehmen (strategischer Plan) verfügt beispielsweise über eine Produktionsabteilung (taktischer Plan), die die Produkte A, B und C herstellt.
Jedes dieser Produkte wird separat in verschiedenen Werken hergestellt, die von verschiedenen Werksleitern verwaltet werden, die ihren Betriebsplan separat erstellen.
Daher wird der Betriebsplan durch die untergeordnete Verwaltung einer Einheit eines Geschäftsbereichs erstellt.
Detailliert
Es enthält spezifische Pläne für die Aktivitäten und Prozesse auf niedriger Ebene und für den täglichen Gebrauch, die den taktischen Plan unterstützen und ermöglichen. Es ist äußerst detailliert (wer, was, wo und wann).
Kurzfristig
Sie müssen die Aktivitäten und Budgets für jeden Bereich der Organisation in den nächsten 1 bis 3 Jahren festlegen. Sie verknüpfen den taktischen Plan mit den Aktivitäten, die die Organisation durchführen wird, und den dazu erforderlichen Ressourcen.
Die operative Planung beschreibt Meilensteine, Erfolgsbedingungen und erklärt, wie (oder welcher Teil davon) ein taktischer Plan in einem bestimmten Betriebszeitraum in Betrieb genommen wird.
Hergestellt von der Abteilung, die es anwenden wird
Es muss von den Menschen vorbereitet werden, die an seiner Umsetzung teilnehmen werden. Häufig ist eine erhebliche abteilungsübergreifende Kommunikation erforderlich, da die von einem Teil der Organisation erstellten Pläne zwangsläufig Auswirkungen auf andere Parteien haben.
Verwaltungshaushalt
Grundlage und Begründung hierfür ist das Erfordernis eines jährlichen Betriebsbudgets. Aus diesem Grund würde ein Fünfjahres-Strategieplan normalerweise fünf operative Pläne erfordern, die auf fünf operativen Budgets basieren.
Der Operationsplan ist sowohl der erste als auch der letzte Schritt bei der Aufstellung des Operationsbudgets. In einem ersten Schritt wird ein Plan für die Zuteilung von Ressourcen erstellt. In einem letzten Schritt kann der Einsatzplan geändert werden, um politische Entscheidungen oder finanzielle Änderungen während des Haushaltsentwicklungsprozesses widerzuspiegeln.
Diese Pläne und Budgets sollten als lebende Dokumente betrachtet und überarbeitet werden, um den Änderungen Rechnung zu tragen. Ihre regelmäßige Überprüfung ist der Schlüssel zu ihrer Nachhaltigkeit.
Inhalt eines Einsatzplans
Ein operativer Plan basiert direkt auf taktischen Plänen, die Missionen, Ziele, Ziele und Aktivitäten beschreiben.
Wie ein taktischer Plan behandelt ein Einsatzplan vier Fragen: Wo sind wir jetzt, wo wollen wir sein, wie kommen wir dorthin? und wie messen wir unseren Fortschritt?
Die Einsatzplanung muss enthalten:
- Klare Ziele.
- Zu erbringende Leistungen.
- Qualitätsstandards.
- Gewünschte Ergebnisse.
- Anforderungen an Personal und Ressourcen.
- Implementierungspläne.
- Ein Prozess zur Überwachung des Fortschritts.
Der Betriebsplan enthält sehr detaillierte Informationen für die Personen, die die täglichen Aufgaben ausführen, die für die Verwaltung der Organisation erforderlich sind.
Das Management und die Mitarbeiter sollten häufig den Betriebsplan konsultieren, um ihre tägliche Arbeit auszuführen.
Die Einsatzplanung gibt an, was, wer, wann und wie viel:
Was
Die Aktivitäten und Aufgaben, die ausgeführt werden müssen.
Wer
Die Personen, die für jede der Aktivitäten verantwortlich sind.
Wann?
Die Zeiträume, in denen die Aktivitäten abgeschlossen sein müssen.
Wie viel
Die Höhe der finanziellen Mittel, die für die Ausführung der einzelnen Aktivitäten bereitgestellt werden.
Kategorien
Der Einsatzplan kann in zwei Kategorien unterteilt werden:
Single Use Pläne
Sie behandeln nur den aktuellen Zeitraum oder ein bestimmtes Problem. Sie führen eine Vorgehensweise durch, die sich in Zukunft wahrscheinlich nicht wiederholen wird. Diese Pläne werden nur einmal verwendet, um eindeutige Unternehmensziele zu erreichen.
Ein Beispiel hierfür ist, wenn in einem Unternehmen ein einzigartiges besonderes Ereignis bevorsteht. Sie können einen einmaligen Plan haben, der alles abdeckt, was mit dieser Veranstaltung zu tun hat, z. B. Kostensenkung im nächsten Jahr.
Kontinuierliche Pläne
Sie werden auf zukünftige Perioden übertragen und bei Bedarf geändert. Sie wurden für Aktivitäten entwickelt, die über einen bestimmten Zeitraum wiederholt auftreten, um das Unternehmen bei der Lösung sich wiederholender Probleme zu unterstützen.
Ein Beispiel hierfür wäre ein großes Unternehmen, dessen Aktivitäten wiederholt werden und dessen Struktur es jedem ermöglicht, jederzeit zu wissen, was passiert. Ein weiteres Beispiel wäre ein langfristiger Plan, die Arbeitnehmer zu behalten, anstatt sie zu entlassen.
Bedeutung
Ein Einsatzplan ist wichtig, da er dem Arbeitsteam hilft,
- Stellen Sie klar, wo die erforderlichen Ressourcen beschafft werden.
- Verwenden Sie diese Ressourcen effizient.
- Definieren Sie klar die kritischsten Ressourcenanforderungen.
- Reduzieren Sie nach Möglichkeit die Risiken und erstellen Sie bei Bedarf Notfallpläne.
- Denken Sie an die langfristige Zukunft des Projekts, einschließlich seiner Nachhaltigkeit.
Ein Vorteil der operativen Planung besteht darin, dass ein Unternehmen die Leistung seiner Geschäftstätigkeit in Bezug auf die Rentabilität analysieren kann.
Die operative Planung analysiert die Finanzlage eines Unternehmens, stellt dessen Schwächen fest und entwickelt Wege zur Gewinnsteigerung.
Die operativen Pläne eines Unternehmens wirken sich in verschiedenen Unternehmensbereichen positiv aus. Der umgesetzte Plan hilft bei der Festlegung der Geschäftsziele und der Erreichung bestimmter Ziele.
Dies wirkt sich sowohl auf die betrieblichen als auch auf die physischen Aspekte in Bezug auf die Personalausstattung, das Erscheinungsbild des Unternehmens und die täglichen Abläufe positiv aus.
Auf diese Weise kann auf hervorragende Weise sichergestellt werden, dass alle Geschäftsbereiche auf konstruktive Weise angesprochen werden.
Beispiel
Es muss immer daran erinnert werden, dass die Zuordnung von Aktivitäten zu Personen ein wesentliches Element bei der Umsetzung eines operativen Plans ist.
Die folgende Tabelle ist ein Beispiel für die Hauptkomponenten eines Betriebsplans.
In der Regel gibt es 8 bis 10 wichtige Ergebnisbereiche. Als Beispiel wird nur einer gezeigt.
- Hauptergebnisbereich: Mitgliederwachstum.
