Verfahrenshandbuch eines Unternehmens: Was es dient, wie man es vorbereitet

Das Verfahrenshandbuch eines Unternehmens ist ein schriftliches Dokument, in dem schrittweise Anweisungen zum Erledigen einer Arbeitsaufgabe oder zum Umgang mit einer bestimmten Situation am Arbeitsplatz aufgeführt sind. Es enthält die Best Practices des Unternehmens und die Beschreibungen der wichtigsten Geschäftsprozesse.

Dieses Handbuch enthält auch die Methoden und Standards für die voraussichtliche Ausführung der Arbeiten. Die Erstellung des Verfahrenshandbuchs ermöglicht es, das Unternehmen auf Wachstum auszurichten, die Schulung zu vereinfachen und die Skalierbarkeit zu verbessern.

Bei diesem Handbuch kann es sich um eine Sammelmappe mit drei Ringen, einen Ordner auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk oder eine automatisierte Version handeln, die mithilfe einer Prozedurverwaltungssoftware online veröffentlicht wird. Jeder sollte verstehen, woraus das Verfahrenshandbuch besteht und wo es zu finden ist, wenn jemand es benötigt.

Das Schreiben eines Verfahrenshandbuchs setzt voraus, dass die an einem bestimmten Prozess beteiligten Schritte klar verstanden werden. Mit dem Wachstum des Unternehmens werden neue Verfahren erforderlich sein. Das Verfahrenshandbuch kann auch als Verfahrensbibliothek betrachtet werden.

Das Handbuch enthält Beispiele für Verfahren, die als Modell für neue Betriebsverfahren dienen können. Alle Mitarbeiter der Organisation müssen in den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens geschult sein. Sie sollten immer sofort Zugang zu einem Verfahrenshandbuch haben.

Wofür ist es?

Durch die Verwendung eines gut geschriebenen Verfahrenshandbuchs kann ein Unternehmen die Schulung neuer Mitarbeiter effektiver gestalten.

Über die Schulung hinaus bietet ein Verfahrenshandbuch aktuellen Teammitgliedern eine Ressource zum Erlernen der am wenigsten verwendeten Verfahren, um sicherzustellen, dass sie mit der richtigen Formalität ausgeführt werden, und um die Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten.

Die Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird. Vorgesetzte benötigen ein Verfahrenshandbuch zum Verwalten von Geschäftsprozessen. Durch die Dokumentation der Standards wird kommuniziert, was für Wachstum, Qualität und Kundenzufriedenheit wichtig ist.

Durch die Richtlinien und Verfahren, die sich auf einen Funktionsbereich auswirken, können die Mitarbeiter an vorderster Front effektive und zeitsparende Entscheidungen treffen.

Ein wirksames Verfahrenshandbuch stellt geeignete Methoden für die abteilungsübergreifende Kommunikation bereit und ermöglicht es den Mitarbeitern, bei der Lösung alltäglicher Geschäftsprobleme zusammenzuarbeiten, ohne dass eine unnötige Aufsicht erforderlich ist.

Ziel des Verfahrenshandbuchs sollte es sein, unterschiedliche Inhalte zu organisieren, um sowohl die Kommunikationswege als auch die Kommunikationsmittel des Unternehmens widerzuspiegeln, die Dienstleistung zu erbringen oder das Produkt zu den niedrigsten Kosten und in der kürzestmöglichen Zeit herzustellen.

Es hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Arbeitszufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter erhalten bleiben.

Wie mache ich das?

Vor der Entwicklung eines Verfahrenshandbuchs ist es wichtig, den Unterschied zwischen Richtlinien, zentralen Prozessen und Verfahren zu verstehen.

- Politik ist eine Reihe von Grundprinzipien und damit verbundenen Richtlinien, die von der Leitung einer Organisation formuliert und angewendet werden, um ihre Maßnahmen zur Verfolgung langfristiger Ziele zu lenken und einzuschränken.

- Grundlegender Prozess ist die Abfolge von voneinander abhängigen und verknüpften Verfahren, die in jeder Phase eine oder mehrere Ressourcen (Zeit, Energie, Maschinen, Geld) für die Umwandlung der Inputs in Produkte verbrauchen. Diese Ergebnisse dienen als Input für die nächste Stufe, bis ein bekanntes Ziel oder Endergebnis erreicht ist.

- Verfahren ist eine Abfolge von Aktivitäten oder eine feste Vorgehensweise, die durch Schritte (mit einem klar definierten Anfangs- und Endpunkt) definiert ist, die in derselben Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um eine Aufgabe korrekt zu spezifizieren.

Definieren Sie die zentralen Prozesse

Alle zentralen Prozesse, die das Unternehmen hat, müssen berücksichtigt werden. Zunächst definieren Sie, welche Prozesse im Verfahrenshandbuch beschrieben und zugeordnet werden sollen, und erstellen eine Zusammenfassung aller Verfahren, die Sie einbeziehen möchten.

Obwohl es möglich ist, dass nicht jeder Prozess platziert wird, ist es wichtig, die grundlegendsten und wichtigsten festzulegen. Zum Beispiel könnte ein Restaurant die zentralen Prozesse für die Zubereitung eines bestimmten Gerichts definieren, aber ebenso wichtig ist der Reinigungsprozess des Restaurants.

Eine Liste der Kernprozesse, die abgedeckt werden müssen, muss erstellt werden, damit jeder nach dem Zuordnen in das Verfahrenshandbuch integriert werden kann. Das Schema dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass Sie keine der Aufgaben verlassen, wenn Sie mit dem Schreiben des Handbuchs beginnen.

Schreiben Sie eine Einführung

Fügen Sie eine kurze Beschreibung dessen bei, was in dem Handbuch enthalten ist, die sich direkt an die Personen richtet, die das Handbuch verwenden, was die Leser von der Verwendung des Handbuchs erwarten können und wie das Handbuch am besten verwendet wird (dh "von Anfang bis Ende lesen"). ende »oder« verwende es als Referenz, um nach Verfahren zu suchen »).

Erstellen Sie ein Flussdiagramm für jeden Prozess

Jeder Prozess wird durch die erforderlichen Schritte oder Aufgaben definiert. Wenn ein Schritt weggelassen wird, kann dies bedeuten, dass eine Bestellung verloren geht oder verzögert wird oder ein fehlerhaftes Endprodukt vorliegt. Das Erstellen eines Flussdiagramms definiert den Workflow.

Um ein Handbuch zu vervollständigen, müssen Sie jeweils mit einem Prozess beginnen: Beginnen Sie mit dem ersten Schema-Prozess. Die zum Abschließen des Vorgangs erforderlichen Schritte werden beschrieben. Anschließend werden die Details für jeden Schritt zurückgegeben und geschrieben.

Sie müssen sicherstellen, dass jeder Schritt klar und präzise ist. Jeder Schritt sollte genügend Details enthalten, damit jeder den Anweisungen folgen kann.

Angenommen, eine Prozedur für den Verkaufsprozess wird durch eine Anforderung im Internet erstellt. Zunächst wird ein Flussdiagramm erstellt, wie der potenzielle Kunde nach Anforderung der Informationen zum ersten Mal kontaktiert wird: per Telefonanruf, E-Mail oder SMS.

Konnte der Interessent anfangs nicht kontaktiert werden, wird berechnet, wie oft das Verkaufsteam mit spezifischen Skripten für jeden Kontakt nachverfolgt.

Wenn der Kunde kontaktiert wird, werden ein anderes Skript sowie eine Reihe von Folgemaßnahmen zugewiesen, je nachdem, ob der Kunde das Produkt gekauft hat oder sich für eine Wartezeit entschieden hat.

Überlassen Sie das Verfahren einer anderen Person, um es zu lesen

Es ist wichtig, dass ein Mitarbeiter oder jemand, den Sie kennen, es liest und die Anweisungen befolgt, wie sie geschrieben sind. Diese Person kann wertvolle Kommentare abgeben, wenn Sie bestimmte Schritte nicht ausführen konnten oder nicht verstanden haben.

Die Prozedur wird basierend auf den Kommentaren getestet. Möglicherweise müssen Sie die Anweisungen neu schreiben, bearbeiten oder etwas hinzufügen.

Erstellen Sie Checklisten und Formulare

In jedem Fall ist es für Teammitglieder einfacher, einem Formular oder einer Checkliste zu folgen. Aus diesem Grund muss eine detaillierte Vorlage entwickelt werden, die auf dem zugeordneten Prozess basiert.

Wenn Sie beim Eingeben des Clients bestimmte Informationen erfassen müssen, müssen Sie sicherstellen, dass die Vorlage alle erforderlichen Informationen enthält, die präzise dargestellt werden.

Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass sich die Teammitglieder an alles erinnern, was das Verfahren anzeigt, insbesondere wenn ein Kunde vor ihnen sitzt. Die Checklisten und Formulare sollten als Anhang zum Ablaufdiagramm und den Schritten des Prozesses integriert werden.

Integrieren Sie es in ein Verfahrenshandbuch

Nachdem jedem Prozess ein Flussdiagramm zugewiesen und alle Vorlagen für Unterstützungsdokumente erstellt wurden, werden sie in ein vollständiges Verfahrenshandbuch integriert. Das Handbuch ist nach Abteilungen gegliedert.

Das Verfahrenshandbuch könnte beispielsweise die Abschnitte "Verkauf", "Betrieb" und "Vertrieb" enthalten. Jeder Abschnitt ist in die zentralen Prozesse dieser Abteilung unterteilt, in der Regel in der Reihenfolge, in der jeder zentrale Prozess bei der allgemeinen Lieferung der Produkte ausgeführt wird.

Im Bereich "Verteilung" können Sie verschiedene Hauptprozesse ausführen, z. B. "Bestellung abrufen", "Verpackung für Lieferung", "Versand" und "Nachverfolgung".

Das Verfahrenshandbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis, und jedes Verfahren ist klar mit einer fett gedruckten Überschrift versehen.

Es enthält einen Umschlag mit dem Namen des Handbuchs, ein Inhaltsverzeichnis, die Einführung und die Verfahren in der Reihenfolge des Inhaltsverzeichnisses.

Es können sogar Registerkarten platziert werden, auf denen die Teammitglieder das Handbuch leicht lesen können, um die relevanten Verfahren in ihren Abteilungen zu lokalisieren.

Schließlich werden die Kopien angefertigt und verteilt. Kontinuierliches Feedback muss gefördert und das Handbuch bei Bedarf aktualisiert werden. In einem bestimmten Bereich jedes Funktionsstandorts sollte ein Handbuch verfügbar sein, das Richtlinien und Verfahren verwendet.