Wie ist das Organigramm eines Hotels? (und seine Funktionen)

Das Organigramm eines Hotels repräsentiert die Jobs, die ein Hotel benötigt, um seine Arbeitsprozesse, Mission, Vision und Werte auszuführen.

Jedes Hotel, ob klein, mittelgroß oder groß, benötigt eine Organisationsstruktur, um seinen täglichen Betrieb auszuführen. Es wird verwendet, um Aufgaben aufzuteilen, die Arbeit für jede Abteilung festzulegen und die Befugnisse innerhalb und zwischen den Abteilungen zu delegieren.

Das obige Organigramm ist charakteristisch für ein 5-Sterne-Hotel, obwohl ein 4-Sterne-Hotel die gleiche Anzahl von Wohnungen oder mehr haben kann. Die Anzahl der Sterne kann unabhängig von der Anzahl der Abteilungen ab- oder aufsteigen.

Zum Beispiel könnte das Hotel «NY King» alle Apartments behalten und von 4 auf 5 Sterne aufsteigen. Oder umgekehrt; Steige von 5 auf 4 Sterne ab und pflege alle Abteilungen.

Die Anzahl der Apartments hängt von den vom Hotel angebotenen Dienstleistungen ab. Vielleicht hat ein Luxushotel - 5 Sterne - touristische Dienstleistungen für Kunden, Fitnessraum, Schwimmbad, Tennisplätze, Spa, Disco ... Ein anderes Hotel von geringerer Größe wird diese zusätzlichen Dienstleistungen nicht haben und daher nicht so viele Angestellte benötigen, was die Anzahl der Angestellten verringert Abteilungen.

Die häufigsten Spitzenpositionen in einem Hotel sind: der Direktor, der Marketingdirektor, der Buchhaltungsdirektor, der Personaldirektor, der technische Direktor, der Einkaufsdirektor, der Raummanager und der Restaurantmanager.

Aus diesen Positionen werden andere generiert, die minderwertig, aber nicht weniger wichtig sind, um die Hauptfunktion des Hotels zu erfüllen. Je nach Anzahl der Sterne eines jeden Hotels können Gäste mit der höchstmöglichen Qualität untergebracht werden.

Wer ist für die Organisation eines Hotels verantwortlich?

Normalerweise ist der Manager des Organigramms in einem Unternehmen der Direktor der Personalabteilung.

Zusätzlich zum Organigramm müssen Sie in der "Stellenbeschreibung" genau definierte Stellenpositionen haben, damit die Funktionen der einzelnen Mitarbeiter genau definiert sind. Dies ist wichtig, damit neue Mitarbeiter eingestellt werden und jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.

Auf der anderen Seite gibt es Hotels, die Personalfunktionen ausgelagert haben, insbesondere kleinere Hotels, die nicht Teil von Hotelketten sind.

Gemeinsame Aufgaben in einem Hotel und seinen Funktionen

1- General Manager / Hotel Manager

Es ist die Position der größten Verantwortung:

• Es ist für die Verwaltung, Kontrolle und Entwicklung des Hotels verantwortlich und stellt sicher, dass alle anderen Abteilungsbereiche bestmöglich funktionieren.
• Es definiert die Richtlinien des Unternehmens und die Ziele, die erreicht werden müssen.
• Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung die festgelegten Ziele erreicht und eine hervorragende Servicequalität bietet.
• Verwaltet das Personalmanagement, das Marketing, die Sicherheit, die Qualität und die Koordination aller Aspekte, die für das reibungslose Funktionieren des Hotels erforderlich sind.

2- Verkaufsleiter

Neben der Ergänzung der anderen Hauptabteilungen besteht die Hauptaufgabe darin, sich mit Vertrieb und Werbung zu befassen:

• Kunden finden
• Anwesend bei der Firma.
• Bieten Sie die Dienstleistungen an.
• Enge Geschäfte mit Kunden.
• Werbestrategien entwickeln.
• Bewerben Sie Hoteldienstleistungen.
• Suche nach potentiellen Kunden.
• Melden Sie die Verkaufsergebnisse an die Buchhaltungs- und Finanzabteilung.

Verkaufsassistent

Das Hauptziel dieser Position ist es, die Arbeit ihres Vorgesetzten, des Leiters und / oder des Verkaufsleiters, zu unterstützen, die getätigten Verkäufe zu kontrollieren, zu klassifizieren und zu ordnen sowie Rechnungen zu sammeln, um den ordnungsgemäßen Ablauf in der administrativen Reihenfolge durchzuführen.

Die Zimmerabteilung ist verantwortlich für die Erfassung der Reservierungsanfragen und den Kundendienst für diesen Zweck sowie für die Kontrolle der Schecks und Zahlungen derselben.

Sie sollten auch darauf achten, dass die Zimmer sauber sind und in enger Abstimmung mit der Rezeption und der Haushälterin arbeiten.

Sie haben die Aufgabe, die Verfügbarkeit von Zimmern zu ermitteln und Reservierungen entgegenzunehmen und zu bestätigen.

Der Vorgesetzte oder Manager der Reservierung ist dafür verantwortlich, die gute Leistung der Abteilung zu steuern, und die Reservierungsagenten führen die Funktionen der Teilnahme an Reservierungen auf allen verschiedenen Wegen aus, die eintreffen (Kommunikationsmittel, Gruppenreservierungen, Online-Reservierungen, Touren, Veranstalter, usw.), verwalten Sie das Geld aus den entsprechenden Einzahlungen und garantieren Sie die vorgenommenen Reservierungen.

Verkaufsleiter

Es ist eine der wichtigsten Aufgaben, da es für ein Portfolio von Verkäufern zuständig ist, denen gesagt werden muss, was zu tun ist.

Er ist verantwortlich für das, was jeder seiner Mitarbeiter tut, er muss die Bewegungen aller Konten kennen und wenn es irgendwelche Probleme mit ihnen gibt, muss er die Verantwortung dafür übernehmen.

Sie müssen einen detaillierten Index der Kontoauszüge bereitstellen und die Initiative ergreifen, um wichtige Konten für Ihr Unternehmen zu erhalten.

Der Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens hängt von ihnen ab. Es ist eine sehr komplexe Position, die ein Höchstmaß an Engagement und Verantwortung erfordert.

3- Diensteverwalter

Es ist verantwortlich für die Überwachung der Serviceabteilung:

• Kosten kontrollieren
• Holen Sie sich eine treue Kundschaft
• Fördern Sie gute Beziehungen zwischen den Mitarbeitern.
• Lösen Sie die Zweifel und Bedenken aller Kunden.
• Verkaufsziele erfüllen
• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie ethische Standards erfüllen.
• Sicherstellen, dass ein hohes Qualitätsniveau geboten wird und das Geschäft rentabel ist.

Verwaltung und Finanzen

Dies ist eine wichtige Position, da Sie die Kontrolle über administrative Angelegenheiten haben. Sie müssen mit dem Generaldirektor abstimmen, wie die Themen verteilt werden, und Sie über die verschiedenen Phasen und Ereignisse informieren, die damit verbunden sind.

Sie müssen die finanziellen Ressourcen, Budgets, Ausgaben, Ausgaben und Investitionen in Zusammenarbeit mit den Direktionen und Abteilungen des Unternehmens verwalten.

Überwacht die Verwaltung der finanziellen Ressourcen, koordiniert die von der Regierung regulierten Trusts und überwacht die Prozesse im Zusammenhang mit der Personalverwaltung.

Registriert und unterhält die Lieferung und den Erwerb von Material, Erbschaft und allgemeinen Dienstleistungen des Unternehmens.

Geschäftsstrategien

Wie der Name schon sagt, ist es verantwortlich für die Entwicklung von Strategien und Plänen zur Erschließung neuer Märkte und zur Stärkung der Stärken des Unternehmens sowie für die Verbesserung der Erfahrung und des Wissens jedes Mitglieds des Verbands oder der Organisation.

Seine Hauptfunktion konzentriert sich auf die direkte Verantwortung über die Vertriebsaktivitäten des Unternehmens, Marketing-Management, Promotion und Vertrieb, Vertriebsplanung, Organisation der verschiedenen Distributionen.

Weisen Sie Ziele zu, um den Umsatz nach Produkten und Bereichen zu erreichen, erstellen Sie strategische Pläne zur Verbesserung des Unternehmenserfolgs, untersuchen Sie Kunden und Standorte, die möglicherweise besser zu fördern sind.

Es fördert ein Umfeld der Teamarbeit, das den Verkaufsgeist des verantwortlichen Personals fördert.

Analysieren Sie die möglichen Ursachen für Kundenprobleme und Beschwerden.

Gestalten Sie Richtlinien, um Preise und Verkaufsbedingungen zu bestimmen.

Erstellen Sie Pläne, um den Schulungsfortschritt der Mitarbeiter in Ihrer Abteilung zu verbessern.

Es ist verantwortlich für das Empfangen, Filtern und Verteilen der verschiedenen Verfahren und Verbesserungen in Bezug auf die Servicequalität.

Controller und Buchhaltung

Verantwortliche Abteilung für die Analyse und Kontrolle der Finanz- und Rechnungslegungsvorgänge.

Es ist auch mit der Erstellung von Jahresbudgets, Ertragsprognosen, Abschlüssen, der Erstellung von Berichten über die finanzielle Situation, Prüfungen durch das Büro des Rechnungsführers usw. befasst.

Einkaufen

Es ist eine sehr wichtige Position für die ordnungsgemäße Entwicklung der Arbeit im Unternehmen, da diese für die Lieferkette zuständig ist und alle erforderlichen Waren kauft, damit die Niederlassung effektiv arbeiten kann.

Dabei kann es sich um Einkäufe für die Nutzung des Unternehmens als Weiterverkaufs- und / oder Rohstoff für die Herstellung eigener Produkte handeln.

Diese Position umfasst auch den Einkauf von Dienstleistungen im Zusammenhang mit Transport oder Marketing.

Sie sind verantwortlich für die Nutzung von Informations- und Computersystemen für die Verwaltung der Organisation.

Sie planen und leiten alle Aktivitäten in Bezug auf Informatik und Technologie in dem Unternehmen, für das sie arbeiten.

Bestimmen Sie die Geschäftsziele für die Erstellung von Plänen, um die zuvor festgelegten Ziele zu erreichen.

4- Assistent des Managers

Er ist verantwortlich für die Erfüllung aller Aufgaben des Managers, wenn dieser abwesend ist.

Im Allgemeinen trifft er keine wichtigen Entscheidungen, ohne sich vorher mit dem Manager beraten zu haben. Er entscheidet jedoch über Routineprobleme und allgemeine Probleme, die bei der normalen Entwicklung des Hotels auftreten können.

Er muss mit allen Informationen und Kenntnissen ausgestattet sein, die erforderlich sind, um eine so wichtige Position einzunehmen, um alle Funktionen, das Personal, seine Aufgaben, Ersetzungen usw. zu kennen.

Darüber hinaus darf die Kenntnis der gesetzlichen Bestimmungen nicht fehlen, um nicht mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten.

Sie müssen schnell eine Lösung finden und einen Plan B für alles haben, falls die Dinge nicht den Erwartungen entsprechen.

Vierteldivisionsleiter

Ihre Aufgabe ist es, zu planen, zu überwachen und zu kontrollieren, dass jede einzelne Betriebsrichtlinie in Bezug auf Ihre Region ausgeführt wird:

• Planen und überwachen Sie den Betrieb von Gruppen und Kongressen.
• Analysieren Sie monatliche Statistiken.
• Stellen Sie Standards und Normen für die Erbringung von Dienstleistungen in Ihrer Region auf.
• Erhalten Sie Beschwerden in Bezug auf Ihre Region.
• Koordiniert mit dem Instandhaltungsleiter die ordnungsgemäße Durchführung ihrer Arbeiten.

Leiter der Rezeption

Organisation und Kontrolle der Aufgaben der Rezeption:

• Es erstellt den Zeitplan des zuständigen Personals.
• Beschwerden verwalten.
• Es kommuniziert bei Bedarf mit den anderen Abteilungen.
• Sie kümmern sich um den Kunden und lösen alle Zweifel oder Bedenken.
• Er ist für den Kontakt mit dem Kunden verantwortlich.

Haushälterin

Diese Abteilung hat die größte Anzahl von Mitarbeitern, die für das gesamte Hotel verantwortlich sind, und ist hauptsächlich für die Reinigung der gesamten Einrichtung verantwortlich: sowohl der öffentlichen Bereiche des Hotels als auch der Korridore, Büros, Zimmer usw.

Diese Position ist äußerst wichtig, da Sauberkeit das Aushängeschild eines Hotels ist, worauf es beim Erfolg oder Misserfolg ankommt.

Sollte geschult werden, sollten die Mitarbeiter freundlich sein und den Gästen Wärme vermitteln.

Lebensmittel- und Getränkemanager

Es ist für die Überwachung der Zubereitung und Dekoration aller im Küchenbereich des Hotels zubereiteten Speisen und Getränke nach den zuvor vom Hotel festgelegten Rezepten und Standards verantwortlich.

Gewährleisten Sie die korrekte Entwicklung der Funktionen anderer Mitarbeiter, sorgen Sie für einen guten Umgang mit Verbrauchsmaterialien, vermeiden Sie Materialverschwendung, bereiten Sie das Menü vor, beaufsichtigen Sie den Dessertbereich, die Getränke, das allgemeine Inventar usw.

Muss die notwendigen Anschaffungen tätigen und die Lager kontrollieren.

Behalten Sie die Kontrolle über alle Mitarbeiter unter Ihrer Verantwortung.

Hauptmann der Aufmerksamkeit für die Öffentlichkeit

Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Betrieb der vom Restaurant oder der Cafeteria angebotenen Dienstleistungen.

• Empfange den Kunden.
• Begleitet ihn zum Tisch.
• Holen Sie sich Vorschläge
• Den Diner abfeuern.
• Überprüfen Sie, ob alle ihre Arbeit tun.
• Überprüfen Sie die Vorräte.
• Bei Bedarf Kellner unterstützen.

Es ist verantwortlich für die Kontrolle des Personals, die Erstellung der Menüs, die Überwachung der rationellen Verwendung von Rohstoffen und anderen Gütern, die Kontrolle der Ausgabe und Qualität des Geschirrs und die Festlegung der Arbeitspläne der anderen von ihnen betreuten Arbeitnehmer.

General Services Manager

Er ist verantwortlich für die Entwicklung eines jährlichen Programms zur Wartung und Vorbeugung von Maschinen und Geräten.

Ergreifen Sie alle erforderlichen Maßnahmen, um die architektonischen Gegebenheiten der Immobilie zu erhalten und zu verbessern.

Verwaltung der Grundversorgung, Unterstützung der Bereiche, in denen sie integriert ist, Gewährleistung der Sicherheit des Eigentums und seiner Bewohner, Durchführung der Sicherheits- und Hygienekommission.

Wartungsmanager

• Es muss alle Probleme lösen, die in Rekordzeit auftreten, damit die Produktion nicht unterbrochen wird.
• Sie müssen Wartungsaufträge für alle in Ihrer Verantwortung stehenden Mitarbeiter organisieren und koordinieren.
• Es koordiniert die Lieferung und den Empfang der zur Durchführung der Wartungsarbeiten notwendigen Materialien.
• Überprüfen Sie die Reihenfolge und Qualität der ausgeführten Arbeiten.
• Genehmigen Sie die Entfernung von im Lager eingelagerten Materialien.
• Falls erforderlich, bieten Sie Schulungen zu Geräten, Materialien und Werkzeugen an, die in den Einrichtungen vorhanden sind.

Leiter der Sicherheitsabteilung

Es ist verantwortlich für die Prävention von Berufsrisiken.

• Analysieren Sie die möglichen Risikosituationen.
• Ausarbeitung von Sicherheitsplänen.
• Inspiziere das Team.
• Überwacht die Systeme.
• Gewährleistet die Sicherheit von Kunden und Mitarbeitern.
• Erstellt Berichte über alles, was getan wurde und was passiert ist.
• Parkkontrolle

Leiter der Gartenarbeit

Verantwortlich für alles rund um den Garten und dessen Pflege.

Verwaltungsleiter

Seine Aufgabe ist es, die administrative Leitung des Unternehmens zu planen und zu leiten.

• Verwalten Sie die Beziehungen zu Lieferanten.
• Disziplinarkontrolle des Personals.
• Erstellen Sie Produktionsstrategien usw.

Leiter der Personalabteilung

Er ist für alles im Zusammenhang mit der Kontrolle der Humanressourcen verantwortlich und arbeitet in direktem Kontakt mit der Geschäftsführung und anderen Managern.

• Sie müssen ein günstiges Arbeitsumfeld aufrechterhalten.
• Organisieren Sie die HR-Subsysteme
• Konflikte zwischen Mitarbeitern vermitteln.
• Sorgen Sie für das Wohl der Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

Lagerverwalter

Es kontrolliert die Ein- und Ausgänge aller Materialien, Ausrüstungen, Produkte, Werkzeuge und im Allgemeinen des gesamten Eigentums des Unternehmens.

Es führt auch Audits und Inventuren durch, um eine korrekte und effektive Kontrolle zu gewährleisten.

Buchhaltungsassistent

Ihre Aufgaben stehen im Zusammenhang mit Buchhaltungsaufgaben. Zu den zahlreichen Funktionen, die wir finden können, gehören:

• Bestandsverwaltung
• Bezahlung von Dienstleistungen.
• Steuererklärungen.

Verwaltungsassistent

Seine Hauptfunktionen sind:

• Korrespondenz bearbeiten, Dokumente empfangen, Anrufe entgegennehmen, Dokumente besuchen, archivieren, Dateien verarbeiten, die Agenda auf dem neuesten Stand halten usw.

Ein anderes Schema ist: