Die 12 wichtigsten Funktionen von Dominate Office

Die dominierenden Bürofunktionen sind die administrativen Tätigkeiten des Personals eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Institution, die für deren Betrieb erforderlich sind. Wenn sie effizient durchgeführt werden, sind die Ergebnisse viel besser als wenn sie schlecht durchgeführt werden.

Diese Arbeit hat normalerweise einen regulären Zeitplan von Montag bis Freitag, der um 8 oder 9 Uhr beginnt und bis 16 oder 17 Uhr dauert, obwohl dies von Land zu Land oder von Region zu Region unterschiedlich ist.

Der Großteil der Büroarbeit erfordert Grundkenntnisse wie: fließende mündliche Kommunikation, Schreib- und Ablagekenntnisse sowie Erfahrung mit Bürogeräten wie Computern, Fotokopierern usw.

Je nach Ebene der Position oder der übernommenen Verantwortung muss eine Person über eine technische, universitäre oder vierte Bildungsstufe verfügen.

Die 10 Hauptfunktionen des Büros, die dominieren

1- Planung

Dies ist die erste und wichtigste Aufgabe, da sie darin besteht, zu definieren, wie die Organisationsmethoden und -strukturen zum Geschäftsplan beitragen können.

Es gibt technologische Tools, mit denen diese Methoden in Aufgaben umgesetzt werden können, die auf die Teammitglieder verteilt sind. Nur eine gute Planung kann jedoch gewährleisten, dass alles zum Geschäftsziel beiträgt.

Für die allgemeine Planung sind eine klare Geschäftsvision und eine bestimmte Hierarchieebene im Unternehmen erforderlich, aber jedes Teammitglied muss seine Arbeit so planen, dass die festgelegten Ziele und Fristen eingehalten werden.

2- Abschrift und / oder Verfassen von Berichten

Eine Aufgabe, die täglich die Zeit in Anspruch nimmt, die in einem Büro arbeitet, ist das Schreiben von Berichten, die ihre Funktionen unterstützen oder detailliert beschreiben oder dazu dienen, den übrigen Kollegen die Details (Hintergrund, Fortschritte, Ergebnisse, Profis und ...) zu erläutern Nachteile usw.) eines bestimmten Projekts.

Diese Aufzeichnungen dienen auch als Aufzeichnungen über die Tätigkeit der Organisation, der dieses Amt angehört, für künftige Prüfungen oder Überprüfungen.

3- An Besprechungen teilnehmen

Es handelt sich um Treffen zwischen Mitgliedern eines Arbeitsteams, bei denen Ideen zu aktuellen Projekten ausgetauscht, neue Vorschläge vorgestellt, Präsentationen, Berichte oder Berichte ausgetauscht werden.

Normalerweise haben sie das Ziel, alle Anwesenden auf die Erreichung eines gemeinsamen Ziels auszurichten und ihnen Rollen, Aufgaben und Termine zuzuweisen. Sie dienen auch zur Lösung von Problemen, die bei der Ausführung von Aufgaben aufgetreten sein können.

Sie neigen dazu, eine Frequenz, Dauer und sehr definierte Dynamik zu haben. Außerdem wird das, was in ihnen besprochen wird, normalerweise in Minuten oder Minuten für die Archivierung aufgezeichnet.

4- Planen Sie Besprechungen

Es geht darum, die Agenda aller Personen, die an einem Meeting teilnehmen sollen, so zu koordinieren, dass sie an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit zusammenfallen können.

Es ist eine Aufgabe, die überwältigend sein kann, daher kann es eine gute Idee sein, sich auf Technologie zu verlassen. Es gibt Anwendungen wie ScheduleOnce, mit denen Besprechungen automatisch geplant werden können, sodass Gäste die verfügbaren Termine anzeigen und einen für sie geeigneten Zeitplan auswählen können.

5- Überprüfen Sie die Unternehmens-E-Mail

Diese Aufgabe kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Ein im Jahr 2016 veröffentlichter Adobe-Bericht, der aus einer selbstverwalteten Umfrage unter mehr als tausend Mitarbeitern hervorgegangen ist, zeigt, dass wir durchschnittlich 20, 5 Stunden pro Woche damit verbringen, unsere Arbeits-E-Mails zu lesen.

Sortieren, Lesen und Beantworten von E-Mails ist eine weit verbreitete Form der Kommunikation und ermöglicht den Austausch von Dateien und Impressionen in Bezug auf jedes Projekt oder jeden organisatorischen Prozess.

Obwohl Unternehmen ständig nach effizienteren Möglichkeiten suchen, um E-Mails zu verwalten, gibt es auch Anwendungen wie die Smart Labels von Google Mail.

Eine andere Möglichkeit, diese Aufgabe zu optimieren, besteht darin, Standard-E-Mail-Vorlagen oder Texte zu integrieren, die mit minimalen Änderungen an verschiedene Empfänger und zu verschiedenen Zeiten gesendet werden können.

6- Finanzmanagement

Bei dieser Aufgabe muss gewährleistet sein, dass das Geld seinen Lebenszyklus beim Kauf und Verkauf von Produkten und Dienstleistungen erfüllt; dass alle Rechnungen versandt, registriert, bezahlt und versandt werden. Natürlich gibt es Büros, in denen sie sich nur diesem Thema widmen.

Diese Tätigkeit umfasst auch die Aktualisierung der Finanzkonten und Rechtsdokumente in der Weise, dass keine Probleme mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der betreffenden Organisation auftreten.

7- Logistik

Diese Funktion stellt sicher, dass alle Waren, die sich auf die Arbeit des Unternehmens beziehen, zu und von Lagern und Kunden transportiert werden. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Rohstoffe für die Herstellung neuer Produkte zu erhalten.

Ziel dieser Funktion ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen über alles verfügt, was erforderlich ist, um die Produktion der Waren oder Dienstleistungen, die es vermarktet, in Bewegung zu halten.

8- Aufmerksamkeit erregen

In einem Büro ist es auch erforderlich, den Anruf anzunehmen, da dies ein Mittel zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und zwischen Mitarbeitern ist.

Obwohl es eine einfache Aufgabe zu sein scheint, erfordert es ein bestimmtes Protokoll, da es die Stimme sein kann, die jemand außerhalb des Unternehmens mit dem Image des Unternehmens assoziiert. Daher ist es wichtig, die Regeln der Höflichkeit zu respektieren, einen institutionellen Ton beizubehalten, die Lautstärke und den verwendeten Wortschatz zu mildern.

Eine weitere wichtige Tatsache, die bei der Ausführung dieser Funktion manchmal übersehen wird, ist, dass so viele Daten wie möglich von der Person auf der anderen Seite des Telefons aufgezeichnet werden. Dadurch wird die Kontaktdatenbank des Unternehmens gespeist, und Sie können die während des Telefongesprächs besprochene Angelegenheit richtig verfolgen.

9- Organisation der Archive

Die meisten Aufgaben, die in einem Büro ausgeführt werden, erzeugen ein Dokument: Rechnungen, Notizen, Protokolle, Protokolle, Verkaufsberichte usw.

In digitaler oder gedruckter Form handelt es sich um eine Menge von Informationen, die erfordern, dass jemand für die Katalogisierung, Archivierung und Sicherung verantwortlich ist, je nachdem, wie wichtig sie für das Unternehmen sind.

Gerade dieser letzte Punkt, der Schutz von Informationen, ist für viele Organisationen zu einem Problem geworden, sodass immer mehr Tools, Protokolle und Verfahren entstehen, die Sicherheit bei der Archivierung und Übertragung von Informationen bieten. sensible Daten in einer Organisation.

In einigen Fällen werden externe Festplatten verwendet, in anderen Fällen gibt es spezielle Server für diese Fälle oder Speicherplattformen in der "Cloud" wie Microsoft OneDrive, Google Drive oder Apple iCloud.

10- Verteilung von Firmenpost

Eine Aufgabe, die trotz geringer akademischer Qualifikation eine gute Organisation, Verantwortung und Dringlichkeit erfordert, ist die Verteilung der Korrespondenz innerhalb des Büros.

Eine Skizze eines bestimmten Designs, die von der Bank gesendete Kreditkarte, die Rechnungen eines Lieferanten oder das Antwortschreiben einer staatlichen Stelle sind einige der Dokumente, auf die ein Mitarbeiter möglicherweise wartet und von denen viele andere Prozesse abhängen. des Unternehmens.

11- Kundendienst

Diese Funktion dient dazu, Kunden bei Fragen oder Beschwerden zu den vom Unternehmen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen physisch zu unterstützen.

12- Drucken und Kopieren von Dokumenten

Es besteht aus dem Ausdrucken der Dokumente, die physisch aufbewahrt werden müssen, oder dem Anfertigen von Kopien der Dokumente, die doppelt aufbewahrt oder den Mitarbeitern des Unternehmens zugestellt werden müssen.