Das Büro in der Geschäftswelt: Funktionen, Ausstattung und Material

Das Büro in der Geschäftswelt repräsentiert den Teil des Unternehmens, in dem die empfangenen und ausgegebenen Daten verarbeitet werden, um die Informationen zu liefern, die von der Organisation für die normale Entwicklung ihrer Operationen oder Aktivitäten benötigt werden.

Seine Bedeutung ist gegeben, weil jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen herstellt, unabhängig von der Branche, auf die es sich spezialisiert hat, eine Gruppe von Mitarbeitern benötigt, die den Betrieb und die anderen Verwaltungsfunktionen verwalten. Die Mehrheit dieser Menschen arbeitet in Büros.

Die Anzahl der Mitarbeiter in einem Büro kann variieren, aber alle Organisationen, unabhängig von ihrer Art oder Größe, benötigen Büroangestellte, die sich um die alltäglichen Aufgaben kümmern. Büroangestellte behandeln viele verschiedene Aspekte eines Unternehmens.

Diese Aspekte umfassen Rechnungswesen, Text- und Datenverarbeitung, Telekommunikation und andere Aktivitäten. Sie werden in allen Bereichen der Wirtschaft benötigt, von der Herstellung bis zum Transport.

Technologie leistet einen grundlegenden Beitrag im Büro: Sie ermöglicht eine größere Arbeitsmenge in kürzerer Zeit.

Funktionen

- Die vom Büro erbrachten wichtigen Dienstleistungen umfassen sowohl administrative als auch andere Dienstleistungen für die anderen Abteilungen der Organisation, die ohne das Büro nicht funktionieren können.

- Das Büro ist in einer Organisation genauso wichtig wie das Gehirn im menschlichen Körper. Daher ist das Büro das Gehirn des Unternehmens. Es sammelt Informationen aus verschiedenen internen und externen Quellen, registriert sie, organisiert und analysiert sie, um sie dem Management zur Verfügung zu stellen. Alle Arten von Informationen, sowohl in der Vergangenheit als auch in der Gegenwart, sind im Büro verfügbar.

- Das Büro fungiert auch als Vermittler. Verbinden Sie die Außenwelt mit den verschiedenen Abteilungen und umgekehrt. Alle Kundenaufträge gehen über das Büro ein. Verbinden Sie die Organisation mit Kunden, Lieferanten, Behörden und der Öffentlichkeit. Öffentlichkeitsarbeit ist in modernen Büros sehr wichtig.

- Es ist das Herzstück aller Geschäftstätigkeiten; Es ist wie ein administratives Nervenzentrum. Informationen über Käufe, Verkäufe, Finanzen und Kommunikationen kursieren vom Büro aus.

- Es ist ein Kontrollzentrum; Dies ist das Mittel, mit dem die Unternehmensrichtlinien Maßnahmen ergreifen können. Wenn das Geschäft wächst, hat jeder Leiter die Befugnis, seine eigenen Entscheidungen und Handlungen zu treffen. Somit wird jede Abteilung über ein eigenes Büro verfügen, um das Management bei der Aufstellung seiner Pläne und Richtlinien zu unterstützen.

Einige Schlüsselaktionen, die in den Büros durchgeführt werden, sind:

• Besprechungen
• Aufmerksamkeit erregen.
• Stimmen Sie der Strategie des Unternehmens zu.
• Ziele vereinbaren.
• Organisation von physischen und Computerdateien.
• Kundendienst
• Drucken und Kopieren von Dokumenten.

Ausrüstung und Material

Die Büroausstattung wurde weiterentwickelt, um eine größere Automatisierung zu ermöglichen. Büroautomatisierung bedeutet, Maschinen zu verwenden, um sich wiederholende und mühsame Aufgaben auszuführen, die früher von Menschen ausgeführt wurden. Teams helfen Arbeitnehmern auch dabei, ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen.

Unter den Geräten, die wir in einem Büro finden können, sind:

Gewerbliche Telefonanlage und Tischtelefone

Sie sind das Hauptmittel für die direkte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Computer

Um die Informationen zu verarbeiten, die derzeit die Seele eines jeden Büros sind. Dank E-Mail sind sie auch für die Kommunikation unverzichtbar.

Computernetzwerk und Internetverbindung

Wenn Informationen die Seele des Unternehmens sind, dann sind Computernetze die Arterien, die diese Informationen durch alle Geschäftsbereiche leiten. Ethernet-Kabel, Router und ein Modem sind erforderlich, um das lokale Netzwerk mit dem Internet zu verbinden.

Multifunktionsdrucker

Wenn die Informationen digital sind, möchten wir sie drucken, und wenn sie gedruckt werden, möchten wir sie scannen. Zum anderen wollen wir es empfangen oder per Fax verschicken. Diese Teams machen alles.

Aktenvernichter

Wenn Sie gedrucktes Papier erzeugen, müssen Sie es oft zerstören. Die Geschäftsstelle ist für die ihr vorliegenden Informationen verantwortlich.

Fotokopierer

Grundlagen zum Erstellen von Kopien von Dokumenten.

Videoprojektoren und Bildschirme

Wird für Präsentationen im Konferenzraum verwendet.

Ausrüstung für Händler

Verkaufsautomaten und Registrierkassen.

Möbel

In den Möbeln in einem Büro finden wir Folgendes:

• Stühle
• Schreibtische
• Kabinen
• Aktenschränke
• Teppiche
• Besprechungstische

Bürobedarf und Zubehör

Einige der für den Betrieb eines Büros erforderlichen Materialien und Materialien sind:

- Weiße Blätter: Zum Drucken und Kopieren, zum Schreiben kleiner Notizen und für Präsentationen auf Flipcharts.

- Rollenpapier: Thermopapier für Fax, Etikettenband, Papier für die Verkaufsstelle.

- Vorgedruckte Formulare: Rechnungen, Steuererklärungen, Zahlungsbelege, Desktop-Kalender.

- Etiketten und Klebepapier: Etiketten für Ordner, Preisschilder und Haftnotizen.

- Verbrauchsmaterial zum Drucken: Tintenpatronen und Tonerkartuschen.

- Tragbare Speichermedien: USB-Speicher und Speicherkarten.

- Mechanische Befestigungen: Klammern für Papier und Butterfly, Heftklammern.

- Chemische Verbindungselemente: transparentes Klebeband, Klebstoff.

- Reinigungsmittel: Mopps, Mülleimer, Papierkörbe, Besen, Seife, Lufterfrischer, Desinfektionsmittel, Papiertücher und Toilettenpapier.

- Kleine Maschinen: Locher, Hefter, Hefter, Gummidichtungen, Nummeriermaschinen und Bleistiftspitzer.

- Physische Aufbewahrung: Ordner, Umschläge, Kisten, Regale und Schreibtischorganisatoren.

- Schreibmaterialien und Korrektoren: Bleistifte, Kugelschreiber, Marker, Korrekturband, Korrekturflüssigkeit und Radiergummis.

Beispiele für Jobs in einem Büro

Autoren / Redakteure auf Websites und Zeitungen

Autoren und Redakteure arbeiten in einem Büro, unabhängig davon, ob sie dem Arbeitsteam angehören oder von zu Hause aus arbeiten. Autoren erstellen Inhalte für Printpublikationen, Webseiten und Blogs. Die Redaktion korrigiert den geschriebenen Inhalt.

Rezeptionisten

Ein Empfangsmitarbeiter arbeitet in einem Büro, in dem er Kunden und Lieferanten empfängt, E-Mails schreibt, Telefonanrufe beantwortet, Nachrichten entgegennimmt, E-Mails versendet, Anrufe an bestimmte Mitarbeiter weiterleitet und archiviert.

Der Kundendienstmitarbeiter sollte gut über das Unternehmen, für das er arbeitet, sowie über seine Produkte und Dienstleistungen informiert sein, um den Kunden zu helfen. Sie müssen Anrufe und E-Mails beantworten, Bestellungen entgegennehmen und Rückerstattungen ausstellen.

Buchhalter

Buchhalter oder Buchhalter arbeiten in einer Büroumgebung. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem die Vorbereitung von Steuern, die Begleichung von Rechnungen und der Erhalt von Zahlungen.

Manager

Büroleiter verwalten die Arbeit des Büros. Ihre Pflichten können von der Einstellung, Entlassung oder Arbeitsplanung der Mitarbeiter, der Delegierung von Funktionen, der Schulung neuer Mitarbeiter, der Erstellung und Durchsetzung von Bürorichtlinien, der Überwachung des Arbeitsteams, der Lösung von Situationen und der Wartung von Computersystemen abweichen.

Rufen Sie Care-Call Center an

Personen, die in einem Callcenter arbeiten, müssen Anrufe von Kunden des Unternehmens entgegennehmen, für das sie arbeiten. Sie müssen ihnen Antworten auf Ihre Fragen geben, Beschwerden entgegennehmen und Bestellungen bearbeiten.