Interne Rechnungsprüfung: Elemente, Ziele und Beispiel
Die interne Buchhaltungskontrolle umfasst die von einem Unternehmen implementierten Methoden, um die Integrität der Finanz- und Buchhaltungsinformationen sicherzustellen, die operativen und Rentabilitätsziele zu erreichen und die Managementrichtlinien im gesamten Unternehmen zu übertragen. Diese überschneiden sich mit den normalen Betriebsabläufen eines Unternehmens.
Diese Überlagerung entspricht der Absicht, Vermögenswerte zu schützen, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass die Vorgänge auf genehmigte Weise ausgeführt werden. Es gibt keine identischen internen Kontrollsysteme, aber viele Kontrollphilosophien in Bezug auf finanzielle Integrität und Rechnungslegungspraktiken sind zu Standardpraktiken des Managements geworden.
Interne Kontrolle hat einen Preis, der darin besteht, dass Kontrollaktivitäten häufig den natürlichen Ablauf von Unternehmensprozessen verlangsamen, was die Gesamteffizienz eines Unternehmens verringern kann. Ein Schlüsselkonzept ist, dass selbst das umfassendste interne Kontrollsystem das Risiko von Betrug oder Fehlern nicht vollständig ausschließt.
Es wird immer einige Vorfälle geben, normalerweise aufgrund unvorhergesehener Umstände oder einer unangemessenen Anstrengung von jemandem, der Betrug begehen möchte.
Elemente der internen Rechnungsprüfung
Aufgabentrennung
Die Aufteilung der Funktionen umfasst die Aufteilung der Zuständigkeiten für Rechnungslegung, Einlagen, Berichterstattung und Abschlussprüfung. Zusätzliche Pflichten sind getrennt, die Wahrscheinlichkeit, dass ein einzelner Mitarbeiter betrügerische Handlungen begeht, ist geringer.
Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Buchhaltungsmitarbeitern kann die Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen zwei oder mehr Personen oder die Anforderung, dass kritische Aufgaben von Mitarbeitern überprüft werden müssen, denselben Zweck erfüllen.
Zugangskontrollen
Durch die Steuerung des Zugriffs auf verschiedene Teile eines Abrechnungssystems durch Kennwörter, Sperren und elektronische Zugriffsaufzeichnungen können nicht autorisierte Benutzer vom System ferngehalten und gleichzeitig die Verwendung des Systems überprüft werden, um die Quelle zu identifizieren von Fehlern oder Unstimmigkeiten.
Physische Audits
Die physischen Prüfungen umfassen die manuelle Zählung von Bargeld und allen im Buchhaltungssystem registrierten physischen Vermögenswerten. Zum Beispiel Vorräte, Materialien und Werkzeuge.
Die physische Zählung kann Abweichungen aufdecken, die in den Kontensalden gut verborgen sind und in den elektronischen Aufzeichnungen ignoriert werden.
Die Bargeldzählung an den Verkaufsstellen kann täglich oder sogar mehrmals täglich erfolgen. Größere Projekte, wie die manuelle Inventur, sollten seltener, möglicherweise vierteljährlich durchgeführt werden.
Standardisierte Dokumentation
Die Standardisierung von Dokumenten, die für Finanztransaktionen verwendet werden, z. B. Rechnungen, interne Materialanforderungen, Bestandsbelege und Reisekostenabrechnungen, kann dazu beitragen, die Konsistenz der Aufzeichnungen im Zeitverlauf zu gewährleisten.
Die Verwendung von Standarddokumentformaten kann die Überprüfung früherer Datensätze erleichtern, indem nach dem Ursprung einiger Diskrepanzen im System gesucht wird. Die fehlende Standardisierung kann dazu führen, dass die Elemente in dieser Überprüfung übersehen oder falsch interpretiert werden.
Waagen testen
Die Verwendung eines doppelten Buchführungssystems erhöht die Zuverlässigkeit, indem sichergestellt wird, dass die Bücher immer ausgeglichen sind. Trotzdem können Fehler dazu führen, dass das System zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem Gleichgewicht gerät.
Die Berechnung von täglichen oder wöchentlichen Testbilanzen kann periodische Informationen über den Zustand des Systems liefern. Auf diese Weise können Sie die Abweichungen so schnell wie möglich erkennen und untersuchen.
Periodische Abstimmungen
Durch die Abstimmung der Rechnungslegung kann sichergestellt werden, dass die Salden des Rechnungsführungssystems mit den Salden der Konten anderer Unternehmen wie Banken, Lieferanten und Kunden auf Kredit übereinstimmen.
Zum Beispiel beinhaltet eine Bankabstimmung den Vergleich von Barguthaben und Aufzeichnungen von Einzahlungen und Einnahmen zwischen dem Buchhaltungssystem und Kontoauszügen.
Die Unterschiede zwischen diesen Arten von Zusatzkonten können Fehler oder Abweichungen in den Konten selbst aufdecken. Sie können auch zeigen, dass Fehler von anderen Entitäten ausgehen können.
Genehmigungsbehörde
Das Erfordernis, dass bestimmte Manager bestimmte Arten von Transaktionen autorisieren, kann den Buchhaltungsunterlagen eine Verantwortungsebene hinzufügen. Dies zeigt, dass die Transaktionen von den entsprechenden Behörden eingesehen, analysiert und genehmigt wurden.
Das Erfordernis einer Genehmigung, um große Ausgaben und Zahlungen vornehmen zu können, verhindert, dass skrupellose Mitarbeiter große betrügerische Transaktionen mit den Mitteln des Unternehmens ausführen.
Ziele
Schützen Sie das Vermögen des Unternehmens
Durchdachte interne Kontrollen schützen Vermögenswerte vor Verlusten. Der Verlust kann ein zufälliger Verlust sein, der aus ehrlichen Fehlern von Menschen resultiert. Es könnte sich auch um einen vorsätzlichen Verlust handeln, der auf vorsätzliche betrügerische Aktivitäten zurückzuführen ist.
Gewährleisten Sie die Zuverlässigkeit und Integrität von Finanzinformationen
Interne Kontrollen stellen sicher, dass das Management über genaue, zeitnahe und vollständige Informationen verfügt, einschließlich Buchhaltungsunterlagen, um den Geschäftsbetrieb zu planen, zu kontrollieren und darüber Bericht zu erstatten.
Stellen Sie die Einhaltung der Gesetze sicher
Interne Kontrollen tragen dazu bei, dass das Unternehmen zahlreiche nationale, staatliche und lokale Gesetze und Vorschriften einhält, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken.
Effiziente und effektive Abläufe fördern
Interne Kontrollen bieten ein Umfeld, in dem Manager und Mitarbeiter die Effizienz und Effektivität des Betriebs maximieren können.
Erfüllung von Zielen und Vorgaben
Das interne Kontrollsystem bietet dem Management einen Mechanismus zur Überwachung der Erreichung der operativen Ziele.
Beispiel
Flüssige Mittel benötigen immer mehr Schutz als nicht flüssige Mittel, da sie leichter zu stehlen sind. Nehmen Sie zum Beispiel Bargeld.
Bargeld ist das liquideste Gut und kann von jedem Mitarbeiter, der es verwaltet, leicht gestohlen werden. Um das Bargeld des Unternehmens zu schützen, sind spezielle interne Kontrollen implementiert.
Die interne Kontrolle der Aufgabentrennung wird häufig bei Bargeld angewendet. Diese Kontrolle erfordert, dass die Person, die das Geld vom Kunden erhält, und die Person, die den Geldeingang im Buchhaltungssystem registriert, niemals derselbe Mitarbeiter sind.
Einige interne Kontrollsysteme gehen sogar noch einen Schritt weiter und verlangen von einem Mitarbeiter, dass er das Bargeld einsammelt, es erneut bei der Bank hinterlegt und ein anderes, um es im Buchhaltungssystem zu registrieren.
Durch die Aufteilung der Aufgaben eines jeden Mitarbeiters kann niemand das Bargeld einsammeln, es einzahlen und den Verkauf auf den Konten festhalten. Dies beugt Betrug vor, da eine Person einen Teil des gesammelten Geldes nicht einstecken und einen niedrigeren Betrag des Geldeingangs in das Buchhaltungssystem eintragen kann.
