Betriebsprüfung: Merkmale, Ziele, Verfahren
Die Betriebsprüfung ist eine systematische Überprüfung der Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Betriebs einer Organisation unter der Leitung von Führungskräften. Dabei werden die Ergebnisse der Bewertung den zuständigen Personen zusammen mit Empfehlungen für Verbesserungen mitgeteilt.
Die Betriebsprüfung ist eine zukunftsgerichtete Bewertung, systematisch und unabhängig von organisatorischen Aktivitäten. Diese Art der Prüfung unterscheidet sich wesentlich von einer internen Prüfung, bei der das Ziel darin besteht, die Angemessenheit der Kontrollen zu prüfen und die Unparteilichkeit der Darstellung des Jahresabschlusses zu bewerten.
Finanzdaten können für die Betriebsprüfung verwendet werden, aber die Hauptbeweisquellen sind betriebliche Richtlinien und Erfolge im Zusammenhang mit den Zielen der Organisation.
Betriebsprüfungen werden in der Regel von Mitarbeitern der internen Revision durchgeführt, es können jedoch auch Fachleute eingestellt werden, die Überprüfungen in ihren Fachgebieten durchführen.
Die Hauptnutzer der Prüfungsempfehlungen sind das Managementteam und insbesondere die Manager der überprüften Bereiche.
Eigenschaften
Die Betriebsprüfung ist eine Prüfung der Art und Weise, in der eine Organisation ihre Geschäftstätigkeit ausübt, um Verbesserungen zu signalisieren, die ihre Effizienz und Effektivität steigern.
Der Prozess ist analog zu anderen Arten von Audits, wie zum Beispiel der Finanzprüfung, aber mit der Betriebsprüfung wird eine viel tiefere Untersuchung des Geschäfts durchgeführt.
Es ist nicht auf ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Abteilung konzentriert, da jede Abteilung eine Rolle im allgemeinen Betriebsprozess spielt und mit den anderen in Wechselbeziehung steht.
Betriebsprüfungen sind objektiv und werden von einem internen oder externen Prüfer durchgeführt. Sie bieten eine neue Perspektive auf die guten und weniger guten Aspekte von Organisationspraktiken und -prozessen.
Typen
Betriebsprüfung in produzierenden Unternehmen
Die Unternehmen, die Produkte herstellen, führen Betriebsprüfungen durch, um ihren Herstellungsprozess zu überprüfen.
Der Ablauf der Operation wird überprüft. Nutzen Mitarbeiter ihre Zeit optimal? Verlassen die Produkte den Prozess mit der schnellstmöglichen Geschwindigkeit? Werden Rohstoffe aufgrund schlechten Designs oder Missbrauchs verschwendet?
Nach dem Audit kann das Unternehmen einige Änderungen vornehmen, um das Produktionsvolumen zu verbessern und sich so mit den effizienteren Wettbewerbern messen zu können.
Betriebsprüfung in Dienstleistungsunternehmen
Viele Unternehmen bieten ihren Kunden Dienstleistungen an, beispielsweise Hotels, Restaurants, Autowerkstätten oder Haushaltsgeräte.
Diese Unternehmen können ein Betriebsaudit durchführen, um die Interaktion ihrer Mitarbeiter mit Kunden zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie die Zeit messen, die für eine Transaktion oder eine Verkaufspräsentation für einen potenziellen Kunden erforderlich ist.
Über fiktive Einkäufer, die den Mitarbeitern unbekannt sind, kann auch der Kundenservice gemessen und verbessert werden. Betriebsprüfungen können auch die Sicherheit, Zeitpläne, die Verwendung externer Anbieter sowie die Konfiguration und das physische Erscheinungsbild des Unternehmens untersuchen.
Ziele
Ziel der Betriebsprüfung ist es festzustellen, ob die internen Kontrollen des Unternehmens sowie die Richtlinien und Verfahren ausreichen, um ein Optimum an Effizienz und Effektivität zu erzielen.
Dies ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da mangelnde Effizienz und Effektivität im Allgemeinen höhere Betriebskosten oder geringere Umsätze bedeuten, was manchmal die Unfähigkeit des Unternehmens darstellt, sich auf dem Markt zu behaupten und im Wettbewerb zu bestehen.
Unternehmen und andere Organisationen wenden sich an den Prozess der Betriebsprüfung, um wirklich ein gutes Bild davon zu erhalten, ob das Unternehmen gut funktioniert, und um neue Ideen zur Verbesserung zu erhalten.
Unternehmen können erwarten, dass sie bei der Durchführung von Betriebsprüfungen die folgenden Hauptziele erreichen:
Positiven Wandel beeinflussen
Verstehen Sie, wie zukünftige Prozesse, Richtlinien, Verfahren und andere Arten des Managements zu maximaler Effizienz und Effektivität führen.
Verstehe die Risiken
Die Art des mit dem Geschäfts- und operationellen Risiko verbundenen Risikos variiert je nach Betriebsstillstand, Auslassungen oder Fehlern von Mitarbeitern, Ausfällen von Informationssystemen, Produktausfällen, Gesundheits- und Sicherheitsproblemen, Verlust wichtiger Mitarbeiter, Betrug. Verluste von Lieferanten und Rechtsstreitigkeiten.
Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren
Durch das Verständnis der Risiken kann der Prüfer bestimmen, wo Verbesserungen vorgenommen werden müssen und wie Risiken gemindert und Chancen verbessert werden können.
Die allgemeinen Risikokategorien, in denen Verbesserungen vorgenommen werden sollten, sind operationelles Risiko, finanzielles Risiko, Umweltrisiko und Reputationsrisiko.
Informieren Sie die Geschäftsleitung
Die Ergebnisse der Prüfung sollten in einem klaren und detaillierten Bericht erscheinen, der objektive Analysen, Bewertungen, Empfehlungen und relevante Kommentare zu den geprüften Aktivitäten enthält.
Vorgehensweise
Start des Audits
- Stellen Sie den ersten Kontakt mit der geprüften Stelle und den designierten Leitern her, um den Prüfungsprozess zu erläutern und grundlegende Informationen über das Unternehmen zu sammeln, um kritische Punkte zu bestimmen.
- Bewertung der Bedürfnisse und Erwartungen der interessierten Kreise unter Berücksichtigung des Leistungsniveaus der geprüften Stelle, der Ergebnisse früherer Prüfungen und des Reifegrads des geprüften Managementsystems.
Vorbereitung der Aktivitäten
- Bestimmen Sie den Umfang und die potenziellen Risiken, legen Sie dann die Verfahren fest und identifizieren Sie die Ressourcen.
- Bereiten Sie den Prüfungsplan vor, weisen Sie die Arbeit zu und organisieren Sie die Aktionspläne und erforderlichen Dokumente.
- Eine Sitzung abhalten, um zu bestätigen, dass alle Parteien dem vorgeschlagenen Plan zustimmen.
Zusammenstellung und Überprüfung von Informationen
- Überprüfen Sie die Dokumente während des gesamten Prozesses. Das Team sollte sich regelmäßig treffen, um Informationen auszutauschen, den Fortschritt zu bewerten und gegebenenfalls die Arbeit neu zuzuweisen.
- Überprüfen Sie die Informationsquellen, prüfen Sie die Nachweise und bewerten Sie sie gemäß den Prüfungskriterien.
Generierung von Befunden
- Die Ergebnisse werden den Prüfungskriterien entsprechen oder nicht. Für eine nicht konforme Feststellung sollten Belege aufgezeichnet werden, die dies belegen.
- Überprüfen Sie die Informationen mit der geprüften Stelle, um festzustellen, ob die Nachweise korrekt sind.
Abschlussbesprechung
- Vor der Abschlussbesprechung muss das Auditteam die Schlussfolgerungen vereinbaren, die Empfehlungen ausarbeiten und die Folgemaßnahmen erörtern.
- Führen Sie die Abschlussbesprechung durch, um die Ergebnisse und Schlussfolgerungen zu präsentieren. Bewerten Sie das Feedback der Interessenten.
Vorbereitung und Verteilung des Berichts
- Der Teamleiter kommuniziert die Ergebnisse mit einem vollständigen, präzisen, präzisen und klaren Auditbericht.
- Schreiben Sie den Auditbericht und treffen Sie sich mit der Geschäftsführung, bis festgestellt wurde, wie die Geschäftsführung die aufgetretenen Probleme angehen wird.
- Der Bericht muss gemäß den vereinbarten Verfahren überprüft und genehmigt werden. Verteilen Sie den Bericht an die entsprechenden Empfänger.
Schließen Sie das Audit ab
Die Arbeiten sind abgeschlossen, wenn alle geplanten Audittätigkeiten durchgeführt wurden. Andererseits werden Dokumente gemäß den zu Beginn des Audits festgelegten Verfahren gespeichert oder vernichtet.
