Die 11 Grundsätze der Hauptverwaltungskontrolle
Die Grundsätze der Verwaltungskontrolle sind die allgemeinen Regeln für die Analyse, ob die Maßnahmen wie geplant durchgeführt werden, und für die Ergreifung der erforderlichen Korrekturmaßnahmen zur Bestätigung der Planung.
Managen bedeutet, zu versuchen, die verfügbaren Ressourcen bestmöglich zu nutzen, um das Unternehmensziel zu erreichen. Daher umfasst die Verwaltung alle Tätigkeiten des Unternehmens.
Verwaltungskontrollen sind die für die administrative und wirtschaftliche Effizienz erforderlichen Verfahren. Als integraler Bestandteil des internen Kontrollsystems einer Organisation ist es ihr Ziel, die vollständige und rechtzeitige Umsetzung der Richtlinien und Pläne der Verwaltung zu gewährleisten.
Einige Beispiele für administrative Kontrollen sind Verfahrensänderungen, Mitarbeiterschulungen und die Installation von Warnschildern.
Die Grundprinzipien der Verwaltungskontrolle lassen sich in elf Kategorien einteilen, die Zweck und Art, Struktur und Prozess widerspiegeln. Diese Grundsätze der Verwaltungskontrolle sind nachstehend aufgeführt.
Grundprinzipien der Verwaltungskontrolle
Prinzip der Zielsicherung
Das grundlegende Ziel der Verwaltungskontrolle ist die Erreichung der Ziele. Dies geschieht durch das Erkennen von Fehlern in den Plänen.
Die potenziellen oder tatsächlichen Abweichungen der Pläne müssen ausreichend erkannt werden, um wirksame Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
Grundsatz der Effizienz der Kontrollen
Ein Verwaltungskontrollsystem muss die Ursachen für Abweichungen von den Plänen mit möglichst geringen Kosten ermitteln und aufzeigen.
Das Prinzip der Effizienz ist bei der Steuerung besonders wichtig, da die Techniken dazu neigen, kostspielig und umständlich zu sein.
Ein Manager kann so in die Kontrolle vertieft sein, dass er möglicherweise mehr als nötig aufwenden muss, um eine Abweichung zu erkennen. Die Kontrollen, die die Autorität der Untergebenen oder die Motivation derjenigen, die die Pläne ausführen, ernsthaft beeinträchtigen, sind ineffizient.
Prinzip der Kontrollverantwortung
Die Hauptverantwortung für die Ausübung der Kontrolle liegt beim Manager, der für die Ausführung der Pläne verantwortlich ist. Ihre Verantwortung kann nicht aufgehoben oder aufgehoben werden, ohne die Struktur der Organisation zu ändern.
Die Verantwortung für die Kontrolle muss in jeder Phase der Operation bestimmten Personen übertragen werden.
Dieses einfache Prinzip verdeutlicht die sehr selten verstandene Rolle von Reglern und Steuergeräten.
Diese Agenturen fungieren als Dienst, der Kontrollinformationen bereitstellt. Sie können jedoch keine Kontrolle ausüben, es sei denn, ihnen wird die Führungskompetenz und die Verantwortung für kontrollierte Dinge übertragen.
Prinzip der Prävention
Kontrolle muss ebenso wie Planung vorausschauend und präventiv sein. Oft wurde dieser Grundsatz vernachlässigt, vor allem, weil sich die Kontrolle mehr auf statistische und buchhalterische Daten stützte als auf Prognosen und Prognosen.
Obwohl die Prognosen nicht genau sind, sind sie besser als die historischen Aufzeichnungen. Idealerweise sollte ein Steuerungssystem eine sofortige Rückmeldung liefern, um Abweichungen von einer gewünschten Leistung zu korrigieren, sobald sie auftreten.
Ist dies nicht möglich, sollte die Kontrolle auf den Prognosen basieren, um zeitliche Abweichungen vorherzusehen. Der Vorbeugung von Mängeln sollte mehr Beachtung geschenkt werden als deren Beseitigung nach deren Auftreten.
Beispielsweise helfen Cash-Prognosen, die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen zu erhalten, Liquiditätsengpässe zu antizipieren und zu verhindern.
Prinzip der direkten Kontrolle
Die überwiegende Mehrheit der heute verwendeten Kontrollen basiert auf der Tatsache, dass Menschen Fehler machen. Sie werden häufig als indirekte Kontrollen verwendet, um Fehler häufig nachträglich zu erkennen.
Wann immer möglich, sollten direkte Kontrollen zur Vermeidung von Fehlern eingesetzt werden. Durch die Verbesserung der Qualität von Managern kann der Bedarf an indirekten Kontrollen minimiert werden. Hochwertige Manager machen nur sehr wenige Fehler und führen alle ihre Funktionen zum besten Vorteil aus.
Prinzip der Reflexion von Plänen
Kontrolle ist die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Pläne effektiv ausgeführt werden. Daher sollten die Kontrolltechniken die spezifische Art und Struktur der Pläne widerspiegeln.
Je klarer und vollständiger die Pläne der Organisation sind und je mehr Kontrollen diese Pläne widerspiegeln, desto wirksamer werden die Kontrollen die Anforderungen erfüllen.
Beispielsweise sollte die Kostenkontrolle auf geplanten Kosten einer definierten und spezifischen Art basieren.
Prinzip der Pyramide
Feedback-Daten sollten zuerst am unteren Rand der Pyramide gemeldet werden. das heißt, an die Vorgesetzten und sogar an das Betriebspersonal, das sich auf der untersten Ebene befindet.
Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigenen Situationen zu kontrollieren und Korrekturmaßnahmen zu beschleunigen.
Grundsatz der organisatorischen Eignung
Ein Verwaltungskontrollsystem entspricht dem Bereich der Verwaltungsbefugnisse und muss die Struktur der Organisation widerspiegeln.
Wenn das Verwaltungskontrollsystem an die Struktur der Organisation angepasst ist, bestimmt es die Verantwortlichkeit der Maßnahme und erleichtert die Korrektur der Abweichung von den Plänen.
Ebenso sollten die Informationen angepasst werden, um die Leistung in Bezug auf die Pläne an die Position des Managers zu bewerten, der sie verwenden wird. Mit anderen Worten, alle Zahlen und Berichte, die zu Kontrollzwecken verwendet werden, müssen sich auf die Organisation beziehen.
Grundsatz der Individualität der Kontrollen
Die Kontrollen sind wirksam, wenn sie mit der Position, der operativen Verantwortung, der Kompetenz und den Bedürfnissen der interessierten Person im Einklang stehen.
Der Umfang und die erforderlichen detaillierten Informationen variieren je nach Ebene und Funktion des Managements.
Ebenso bevorzugen verschiedene Manager unterschiedliche Formen und Einheiten von Informationsberichten. Daher müssen die Kontrollen den individuellen Anforderungen jedes Managers entsprechen.
Prinzip der Kontrolle kritischer Punkte
Alle Vorgänge weisen bestimmte Schwachstellen oder kritische Punkte auf. Dies sind diejenigen, die die meisten Probleme verursachen und zu großen Abweichungen führen.
Während ein Manager die Kontrolle ausübt, muss er sich auf die Faktoren konzentrieren, die für die Beurteilung der Leistung entscheidend sind.
Es wäre unnötig und unwirtschaftlich, wenn ein Manager jedes Detail der Leistung überprüfen würde. Daher sollten Sie sich auf kritische Leistungspunkte konzentrieren.
Wirkprinzip
Die Kontrolle stellt sich als Zeitverschwendung heraus, wenn keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Zu den Abhilfemaßnahmen zählen die Neudefinition von Plänen, eine Umstrukturierung, der Ersatz oder die Schulung eines Untergebenen, die Motivation des Personals usw.
Eine Kontrolle ist nur dann gerechtfertigt, wenn die in den Plänen angegebenen Abweichungen durch geeignete Planung, Organisation, Personal und Verwaltung korrigiert werden.
